其他应收款出现负数余额（即贷方余额）表示企业实际承担的付款义务大于应收债权，本质是企业对内/对外的待支付责任，需在资产负债表中重分类至负债类科目。其核心逻辑是“资产科目反向余额实质为负债”。例如，某公司代员工垫付房租10,000元，但员工报销时实际花费12,000元，超支2,000元形成贷方余额，此时需转入“其他应付款”。
负数余额的三大成因：从垫付超支到核算错误1.代垫费用超支
企业为员工或第三方垫付款项时，实际支出超过预收/预提金额。例如：
员工差旅费：预借差旅费8,000元，实际报销10,000元，超支2,000元形成贷方余额；
代缴社保：为员工代缴社保个人部分5,000元，但工资扣除时仅扣4,000元（员工离职未扣足），差额1,000元挂贷方。
2.押金退还义务
企业收取押金后退还金额大于原收款。例如：
租赁押金：收取客户设备押金5万元，退还时因设备损坏需扣减1万元，实际退还6万元（其中1万元为企业额外支付），导致贷方余额1万元。
3.核算错误或异常调整
误操作：将应付供应商违约金错误计入其他应收款贷方（应计入其他应付款）；
跨期调整：上年度少计费用导致本期冲回，如补提员工奖金10万元冲减其他应收款。
关键提示：负数余额需在期末结转前重分类，不得长期挂账（如某企业连续3季度其他应收款贷方余额未调整，被税务机关质疑隐匿负债）。
风险管控：负数余额背后的管理漏洞
1.内部控制缺陷
垫付费用失控：员工报销超支无审批流程（如市场部活动经费超支5万元未审批）；
押金管理混乱：未建立押金收付台账，导致多退押金（如仓库租赁多退押金2万元）。
2.财务与税务风险
隐匿负债：贷方余额长期不重分类，可能被认定为故意低估负债（如某企业隐瞒应付赔偿金被罚20万元）；
增值税风险：若贷方余额为多收客户款项（如商品退款差额），需确认收入缴纳增值税。
3.优化管理策略
预算控制：员工垫付费用实行额度管控（如差旅费预借不超过预算120%）；
押金协议规范：明确退还条款及扣款标准（如设备押金退还时按损坏程度扣减）；
月度对账机制：每月核查其他应收款贷方余额，及时重分类并追溯成因。
案例警示：某公司因代垫社保超支50万元长期挂贷方，未确认负债，导致年报被出具“保留意见”。
