备用金是企业拨付给内部单位或员工用于零星开支的专项周转资金，需通过“其他应收款——备用金”科目独立核算。这是初级会计考试《初级会计实务》第三章“货币资金”的核心考点，也是企业资金分类管理与财务合规的重要环节。备用金的核心特征在于“专款专用”，不得挪用或转借，且需与库存现金、银行存款等科目严格区分。
示例：某制造企业为采购部门设立10,000元备用金，用于紧急采购螺丝、润滑油等零星材料。该资金需单独登记台账，并在报销时补充至原定额。备用金的类型与实务应用
1.定额备用金制度
定义：企业核定固定金额拨付给用款部门，支出后凭发票报销并补足原额度。
适用场景：频繁小额支出场景（如行政办公费、车间耗材采购）。
案例：某零售企业每月向门店拨付5,000元备用金用于清洁用品采购，月末凭发票报销后补足至5,000元。
2.非定额备用金制度
定义：根据实际需求一次性拨付资金，使用后实报实销、多退少补。
适用场景：临时性支出（如差旅费预借、项目考察费）。
案例：员工张三预借8,000元差旅费，实际支出7,200元，报销时退回800元至财务部门。
备用金的管理要求与内控规范
1.使用范围限制（重点）
备用金用途：
差旅费、市内交通费等个人报销；
单笔1,000元以下的零星采购（如办公用品、维修配件）；
国家规定的其他现金支付场景（如农副产品收购）。
2.限额核定与动态监控
核定标准：一般企业按3-5天零星开支核定，偏远地区可放宽至15天。
数字化管理：备用金收支需通过财务软件登记电子台账，并与区块链验证系统同步，确保交易可追溯。
3.内控关键环节
审批流程：备用金申请需经部门负责人、财务总监双签批，大额支出（超5,000元）需总经理审批。
定期清查：财务部门每月末盘点备用金余额，并与台账核对，防止挪用。
备用金的会计处理与高频考点
1.定额备用金核算分录
拨付时：
借：其他应收款——备用金（采购部）10,000
贷：库存现金10,000
报销补足时（不涉及科目增减）：
借：管理费用/制造费用8,000
贷：库存现金8,000
2.非定额备用金核算分录
预借时：
借：其他应收款——备用金（张三）8,000
贷：库存现金8,000
报销时：
借：管理费用——差旅费7,200
库存现金800
贷：其他应收款——备用金（张三）8,000
真题链接（模拟题）：
多选题：下列通过“其他应收款——备用金”核算的是（）。
A.定额拨付的部门周转金
B.员工差旅费预借款
答案：A、B
