备用金的会计分录是企业拨付、使用及收回备用金时在会计账簿中登记的借贷方向与科目组合。这是初级会计考试《初级会计实务》第三章“货币资金”的核心考点，需通过“其他应收款——备用金”科目独立核算。备用金分为定额与非定额两类，其会计处理逻辑差异显著，直接影响财务报表的准确性和企业内部控制的有效性。
示例：某制造企业为采购部拨付10,000元定额备用金，用于零星配件采购，月末凭发票报销8,000元后补足至原额度。该业务需通过两笔分录完成核算，且不涉及“其他应收款”科目的增减。备用金会计分录的实务操作
1.定额备用金的会计处理
拨付阶段：
借：其他应收款——备用金（采购部）10,000
贷：银行存款10,000
资金从企业账户转入备用金专用账户，形成独立的资金池。
报销补足阶段：
借：制造费用/管理费用8,000
贷：库存现金8,000
核心规则：报销时仅补充资金至原定额，不调整“其他应收款”科目余额。
案例（改编教材例题）：某连锁超市门店每月拨付5,000元定额备用金用于清洁耗材采购，月末报销4,200元后补足差额。会计分录仅体现费用确认与现金补充，无需冲减备用金科目。
2.非定额备用金的会计处理
预借阶段：
借：其他应收款——备用金（张三）8,000
贷：银行存款8,000
资金使用权转移至员工个人，需严格审批流程。
报销阶段（以实际支出7,500元为例）：
借：销售费用——差旅费7,500
库存现金500
贷：其他应收款——备用金（张三）8,000
特殊情形：若超支1,000元，则需追加分录“借：销售费用1,000贷：银行存款1,000”。
案例：某咨询公司员工预借差旅费5,000元，实际支出4,800元，余款200元退回。会计分录需同时反映费用确认与资金回收。
高频易错点
科目混淆：误将备用金计入“银行存款”或“其他应付款”（正确科目为“其他应收款——备用金”）。
税务风险：若将业务招待费计入备用金，可能导致企业所得税超限额扣除（如招待费仅允许按发生额60%扣除）。
超期未核销：非定额备用金需在业务结束后15日内报销，逾期未处理将触发内控预警。
初级会计考试高频题型解析
1.分录题（真题改编）
例题：企业拨付销售部定额备用金20,000元，月末报销18,500元并补足资金。
答案：
拨付时：
借：其他应收款——备用金（销售部）20,000
贷：银行存款20,000
报销时：
借：销售费用18,500
贷：库存现金18,500
2.判断题
“定额备用金报销时应冲减‘其他应收款’科目。”（答案：错误）
