会计凭证保管，简单来说就是财务人员把做完账的发票、收据、合同等资料，像整理家庭相册一样归类存档，确保这些“经济活动的证据”不丢失、不被篡改，未来查账或审计时能快速找到。比如，企业买了一台电脑，从申请采购到付款的全流程票据（采购申请单、发票、付款凭证等），都需要按规则整理成册、贴上标签、锁进档案柜，这就是保管的核心意义。
核心目标：防丢：避免凭证散落或被人拿走；
防改：防止有人抽换、涂改原始票据；
备查：方便税务局查账、企业内部复盘或应对法律纠纷。
会计凭证的保管要求主要有：
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项目 |
具体内容 |
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整理 |
（1）会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失 （2）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序进行整理保管 |
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外借 |
原始凭证一般不得外借，根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人（会计主管人员）批准，可以复制 【注意】原始凭证一般不得外借，经批准可复制 |
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遗失 |
从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人（会计主管人员）和单位负责人或其授权人员批准后，代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况并签名，由经办单位会计机构负责人（会计主管人员）和单位负责人或其授权人员批准后，代作原始凭证 |
1.整理装订：把“零散票据”变成“档案册”
步骤：
排序：每月结账后，将记账凭证和对应的原始凭证（如发票、合同）按时间或编号排列；
折叠：超大纸张（如A4合同）折叠成凭证大小，小票粘贴到白纸上；
装订：用会计专用装订机打孔，穿线固定，贴上封条并盖章防拆。
实例：
某装修公司2024年3月采购建材，共有50张发票、5份合同。会计小王将票据按日期排序，把A3尺寸的采购合同折叠成记账凭证大小，小票用胶水整齐粘贴，最后装订成一本厚2厘米的凭证册，封面标注“2024年3月—凭证第1册（共3册）”。
2.标注信息：给档案册贴“身份证”
要求：
封面写明单位名称、年度月份、凭证种类（如“收款凭证”）、起止编号、装订人签名；
单独装订的附件（如全年差旅费清单）需在封面备注“附件另存”，并在原凭证上标注去向。
实例：
某学校2024年差旅费凭证过多，单独装订成册。封面写：“2024年差旅费附件—对应3月凭证第15号至28号”，同时在3月凭证第15号记账凭证下方备注“差旅明细见附件册”。
3.归档存放：分门别类“上锁”
规则：
当年凭证由财务部门保管1年，次年移交档案室（无档案室的企业由专人保管）；
出纳不得兼管会计档案（防止既管钱又改账）；
不同凭证按保管期限分柜存放，如：
永久保存：年度财务报告、验资报告；
30年：会计凭证、账簿（涉及重大事项的可延长）。
实例：
某制造企业2023年凭证在财务部保管至2024年底，2025年1月移交档案室。档案员老张将凭证按“2023年-凭证-1号柜”“2023年-合同-2号柜”分类，柜门贴标签并上锁。
特殊情况的处理方式
1.凭证丢失怎么办？
外部票据（如供应商发票丢失）：找原单位补盖章的复印件；
内部票据（如员工报销单丢失）：由经办人写说明，领导签字后替代。
实例：
员工小李出差弄丢了一张800元的高铁票，财务要求他填写《票据丢失说明》，经部门经理和财务总监签字后，用打车软件行程单+支付记录替代入账。
2.外人借阅怎么管？
外单位借阅：需持公章证明，经会计主管批准，登记后现场查阅，不得带走；
复制凭证：如法院调证，只能复印并加盖“此复印件与原件一致”章。
实例：
2024年税务局稽查某企业，需查看2022年采购凭证。档案员调出凭证册，税务人员在财务办公室查阅并拍照，全程由会计主管陪同。
