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局面，甚至会导致无法进行索赔。涉及合同签订或履行的重要电子邮件证据的收集要特别注意，应尽量长时间的保存在邮箱服务器中，取证时需要由公证机关下载保存并打印，制作成公证书。
2006年，某混凝土公司一笔３２万余元的混凝土货款长时间不能追回。在混凝土公司开业务会讨论此事时，一名业务员李某提出自己与欠款方的项目经理张某是初中同学，可以去找找这位老同学。于是，混凝土公司就将追索该笔欠款的任务交给了李某。
李某拿着全部收货单前去找他的这位老同学。多年未见，见面之后自然很亲切，寒暄之后，事情办得也很顺利，张某让财务当时就出具了一张５万元的支票给李某，同时还让李某把全部收货单留给他，由他交给财务核实一下欠款数额，让李某第二天一上班就来取剩余欠款的支票，保证第二天上午将其余欠款全部付清。李某受到老同学的如此厚待，从内心里感谢这位多年未见的老同学。当天将５万元支票回单位时就得到了领导的表扬。第二天一上班，李某准时去领取剩余货款时，对方的财务人员却让他把全部供货单拿出来核实一下，因为他已经于前一天把全部供货单都交给了张某，于是，他又到张某的办公室去取供货单，万没有想到的是，张某竟然彻底翻脸，不仅对此事实矢口否认，而且还指责李某不念同学之情血口喷人。因李某将供货单交给张某时并没有让其打收条，在对方不承认的情况下，没有办法证明自己将全部供货单都交给了对方。由于该工程是由三家混凝土公司同时供货，在自己的供货单已经不存在的情况下，难以确定自己的供货数量。
律师介入该案后，通过调查了解得知，该单位的供货单共分四联，收货单位保存一联，供货单位保存三联：生产部门一联，运输部门一联，财务结算部门一联。李某交给张某的供货单是结算部门保存的那一联，除此之外供货单位还应有两联。可是，因为时间较长，生产部门的一联已经找不到；运输部门的那一联并没有要求保存，在每月底计算完司机的运输公里数、台班、加班后就装入麻袋，过一段时间也会销毁。幸运的是运输部门未按时销毁结算单，混凝土公司找到那些装结算单的麻袋，派两名业务员找了两天，终于从那些准备销毁的材料中找到了那批供货单，但是，供货单并不齐全，全部供货单应当是３２万元的，但找到的供货单只有２９万元。在法庭上，张某作为对方代理人出庭应诉，最初他以为混凝土公司已经没有供货单，起诉只是虚张声势，于是他一再表明货款已经全付清了，让混凝土公司一方不要在没有证据的情况下无理缠诉。当他见到混凝土公司一方出示２９万元的供货单这些证据时，在事实面前，他不得不同意法院主持调解，扣除已付的５万元，再支付２４万元，这样，双方调解结案。混凝土公司损失了３万元，但这已经是不幸中的万幸。
供货单都是原始的供货凭证，对供货的时间、数量等都有一定的证明作用，所以，应当妥善保管供货单。市场经济就是法制经济，建材公司必须加强对业务员的培训，增强法律意识，在经营中，处处依法办事，不能因为是熟人、是老同学就放弃做事的原则。建材公司应当至少长期保存两份以上有对方签字的收货单，留作备用。
（四）密切关注诉讼时效问题
诉讼时效是指权利人在法定期间内不行使权利，人民法院就不再对其权力进行保护，即丧失了胜诉权。
有些朋友始终不明白，法律为什么要规定诉讼诉讼时效？一个人如果长期不行使权力，经过相当时间后，人们就可习以为常，并且以此基础发生其他民事关系，这时再突然行使权力就会使多年来已相当稳定的社会关系再次进行一连串的调整，会造成一定的混乱。另外经过若干年后，有关当事人对事件会渐渐淡忘，证据也会渐渐灭失，难以寻找，这样法院就很难查清实情，很难做出正确的判决，所以要规定诉讼时效，督促当事人要及时行使权力。
诉讼时效分为两大类：
一类是普通诉讼时效：普通诉讼时效又称“一般诉讼时效”，在法律没有特别规定的情况下适用于各种民事法律关系的诉讼时效，普通诉讼时效期间为2年，从当事人知道或者应当知道权利被侵害时起计算。普通诉讼时效，是企业在经济活动中适用最多的诉讼时效，比如，购销合同、工程承包合同、租赁合同、承包合同、技术开发合同等，适用的都是2年的普通诉讼时效。
另一类是特别诉讼时效：它又分为三种，有1年的，3年的，还有4年的。A、1年的几种情况：（1）身体受到伤害要求赔偿的；（2）出售质量不合格的商品未声明的；（3）延付或拒付租金的；（4）寄存财物被丢失或损坏的。B、3年：环境污染。C、4年：涉外货物买卖合同的诉讼时效为4年。普通诉讼时效在经济活动中运用非常广泛，任何一家企业从事经济活动都会涉及到普通诉讼时效的运用。
2004年6月青岛城阳某工厂向温州一制线厂销售了一台时价32万元的纺织设备，当时约定对方先付20万元，9月底付清余款；设备运到温州制线厂后，制线厂出具了欠条，写明2004年9月底付清余款。到9月底，温州制线厂没有实现承诺，后城阳工厂方面多次电话催款，对方也多次承诺年底前付清，至年底仍未付清，之后厂方派人去催款也未要回欠款，后来，城阳厂方没有再催款。直到2007年3月初，城阳厂方的老板带着欠条到温州法院起诉，要求对方付清余款，但是法院驳回了诉讼请求，理由是过了两年的诉讼时效。
本案件中加上10000多元的诉讼费、差旅费，城阳厂方共损失了13多万元。从这个案例来看，不及时主张权利，一旦错过诉讼时效权利将丧失法律支持。
其实本案还存在一个问题，城阳厂方不是没有主张过权利，不论是去电话、去人要钱都在主张权利，但在诉讼中没有拿出证据，来证明去要过钱。在实际生活中这样的事情很多，那么有没有办法解决？我认为城阳厂方当时有以下办法解决：（1）寄挂号信，（2）特快专递，（3）可以用索款公证的方式，（4）如果真的超过2年没有主张权利，也有办法化解，使你不丧失胜诉权，当然这比较复杂。需要通过各种方式与欠款人达成还款协议，当然这个协议是有技巧的，需要熟知法律和谈判的技巧，这个协议要证明我们在近几年里主张过权利，或者让对方承诺什么时候还款。这样打官司就不怕了。那么怎样才能与对方达成协议呢，这个协议并不非要是书面协议。我们可以这样操作：我们先到公证处找两个公证员，带上他们一起到对方公司负责人那里。我们找对方要钱，对方欠钱理亏，一般不会说诉讼时效过了，我们不再欠你们的钱了。你带着人去要欠款，对方一般为了搪塞你，都会开下空头支票承诺你何时还款，好了，这就够了，把这个过程全程录下来，这就算口头达成的新的还款协议了，诉讼时效又重新开始计算了。那么，为什么要带公证人员呢，因为，我们要证明这个录音是真实有效的。从这个案例看，不重视诉讼时效，往往使企业遭受难以弥补的损失，这对企业来说，非常可惜。建议： 1、企业应有合同欠款的台帐，记录债权到期时间； 2、及时主张权利——索款——中断时效； 3、学会收集你主张过权利的证据，通俗地讲，也就你要有证据证明，你在诉讼时效内，向对方主张过权利要过款。为了便于我们留下这样的证据，我们可以通过以下方式索款：挂号信、特快专递、索款公证、录音等。4、在可能的情况下让对方出具对账单。企业要增强法律意识，在诉讼时效期间内及时诉讼维权，不要因超过两年的诉讼时效期间而丧失胜诉的权利。在追款时要注意保存有关的文字资料，比如对方提出暂时不能付款，但承诺在一定时期内给付，就应当让对方出具签字盖章的还款计划或承诺书等文字资料。这样因发生纠纷而提起诉讼
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