关于税收档案规范化化管理的思考

关于税收档案规范化化管理的思考 来源：泗洪县地税局 作者： 日期：2013-02-04 字号[ 大 中 小 ] 　　档案是人类社会活动的真实纪录，是一种重要的信息资源。税收档案反映了税收征管工作的进程，记录了地税事业发展的轨迹，是一种宝贵的税收信息资源。不断加强税收档案管理，加快税收档案规范化建设，全面开发利用税收档案资源，为税收征管工作服务，是税收档案工作的发展方向和主题，也是全面推进依法治税的重要举措。　　地税系统自1994年成立以来，经过加大硬件投入、强化组织领导、健全机构、完善制度、规范文书归档程序，使档案信息资源在开发中得到了有效利用，为领导决策和税收征管提供了大量的资料，发挥了积极的作用。但是，随着信息技术的广泛应用和税收征管改革的不断深入，地税系统档案管理工作发展相对滞后，在一定程度上造成了档案信息资源的无形浪费。究其原因，主要表现在：一是意识僵化。思想观念封闭保守，重管轻用、服务被动、工作滞后。管理上采取“隔绝式”的保管方式，一味地接收、加工、保管，而在开发利用上方法简单，创新意识不强。二是管理手段落后，信息化水平低。在管理上仍然沿用过去的案卷管理方式，一些档案室没有配备微机、扫描仪等现代信息技术设备，档案的查阅、检索等工作均依靠手工完成。档案管理人员还没有从繁重的整理、编目、装订等工作中解脱出来，无法在档案的开发利用上投入过多的精力，由于管理方法落后，工作效率低，致使档案信息资源无法得到充分利用。因此，积极采用先进的信息管理技术，加大税收档案规范化管理力度，是增强档案工作活力，推进档案工作持续发展的必由之路。　　一、强化人员教育培训是基础　　思想观念落后，人员素质低是税收档案工作现代化建设的主要障碍。为此，档案教育：一要经常化。要持续、深入、系统地对档案人员进行档案知识培训，使档案人员牢固树立起创新意识、参与意识和服务意识。二要全员化。税收档案的收集、整理等工作需要全体人员的共同协作才能完成，尤其是随着“档室一体化”进程的加快，档案管理员以外的人员（如文秘人员）在档案管理中的地位将更加重要。三要注重层次性。目前地税系统的档案管理人员多为兼职，且很少受过专业培训，因此，需要因地制宜开展分层次的档案培训。对于基层兼职档案人员，由于其易于变动的特点，宜参加以掌握基本技能为主要内容的短期培训或以会代训；对于相对稳定的档案管理干部或者“老档案”，宜进行以掌握和运用计算机知识和现代化管理手段为主要内容的专业培训。四要注重应用性。当前重点是要把档案管理培训与现代信息技术培训、档案知识学习与公文处理系统应用有机结合起来，鼓励档案管理人员参加计算机等级考试和其他资格考试，提高档案管理人员的微机应用能力和现代信息技术水平，建设一支懂微机、会管理的新型税收档案管理队伍，以适应税收信息化建设对税收档案管理提出的新要求。　　二、推行档案信息化管理是关键　　当前，以信息化为标志的新知识、新技术层出不穷，给传统的档案管理带来了新的挑战，同时也带来了新的发展机遇。办公自动化、多媒体技术、计算机网络技术使档案信息的储存、管理、利用都发生了深刻的变革。目前，我们要充分利用办公自动化软件，充分利用网络，为税收档案电子化管理提供必要的条件。为此，我们必须积极适应这一形势，逐步建立一个计算机管理、网络化共享、数字化存储的档案管理工作新体系。　　实行计算机管理，主要是利用计算机完成档案（主要是文书档案）的收集、管理、编目、检索、查询等各项工作，提高管理工作效率，使档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，把精力投入到开发利用上，从而提高税收档案的使用价值。目前全市地税系统使用的公文处理系统（ODPSV2.5）提供了公文归档程序，该程序可以在公文办理完毕后，对具有查考和保存价值的文件资料，依据其特征、归属、时限等自动进行分类整理。只要在收发公文的处理过程中，严格按照系统的规定操作，传递程序符合公文处理规范，收发文的登记、阅办、签批等按要求操作，公文的归档工作可以很方便的完成。通过系统提供的“案卷目录”命令，同时打开“收（发）文登记簿”，通过拖动操作，可以快速地完成文件的立卷、归档。ODPS还提供了自动组卷功能，使用更加快捷、方便。目前，应当加强对公文处理系统的应用，深入发掘其档案管理功能，充分利用软件资源，提高税收档案的计算机管理水平。　　实现网络化共享是提升税收档案利用价值的有效手段。地税系统应当把税收档案网络化作为地税系统局域网和广域网建设的一个重要内容，加大资金和人力上的投入，逐步实现档案信息在全系统和全社会范围内的共享，从而发挥档案工作在税收征管中的*5效益。ODPS是一个网络化的公文处理系统，局域网内的每一个用户，都可以按照自己的权限对税收档案信息进行访问、查询，档案管理人员可以使用系统提供的“案卷文件利用登记”功能，对案卷的查阅、借阅、复印等利用情况保留记录。在档案信息共享过程中，要妥善处理好保密与开放的关系。一方面要加强地税网站建设，完善系统内部的实时数据交换，使税收征管人员和纳税人可以利用网络方便的查询各种税收档案信息，不断扩大税收档案资源对内、对外的共享面；另一方面要做好网络安全工作，加强对涉密档案信息的保护，及时采用*7的安全技术，更改网络系统的安全布防，确保网络的正常运行。　　实现数字化存储是办公自动化的必然要求。随着地税系统办公自动化的进一步深化，产生了大量的电子文件，电子文件的管理也愈来愈显得重要。因此，必须加强对公文处理系统的应用和开发，加强对电子文档的管理和使用，最终全面实现税收档案的数字化存储。使用ODPS系统对文件完成归档后，所有的案卷和文件都保存在计算机硬盘上，查阅十分方便。但由于硬盘上的数据存在易修改、易丢失等缺点，不利于长期保存。为了保证税收档案信息的安全与真实，一方面要对硬盘上的税收档案数据定期进行备份，笔者建议使用只写一次光盘，每季进行一次光盘刻录，同时做好电子文档的加密、签署等保密措施。另一方面应当实行“双套马车、并驾齐驱”的方法，即归档电子文件的同时，必须归档相应的纸质文件。原因一是电子文件不稳定，二是电子文件目前的法律效力没有被确认。　　三、进行归档文件整理改革是重点　　新的《归档文件整理规则》已经出台，归档文件整理规则发生了根本性的变化。在新《规则》中，取消了立卷程序，降低了档案管理难度，为档案的信息化管理铺平了道路。新《规则》的核心是抛弃过去的归档文件立卷整理方法，以件为单位进行文件级的整理，即由过去的“卷当家”转变为“件当家”。这是适应信息化管理要求的一项革命性举措，同时也是减轻档案人员工作负担，提高档案管理效率的一项重要举措。“件当家”的兴起是计算机检索技术发展到一定阶段的产物，体现了“粗整理、精检索、重研究”的效率思想，符合时代发展的潮流，有利于提高档案管理水平。地税系统的档案工作人员要将归档文件整理改革与档案计算机管理有机结合起来，同步推进。泗洪县地税局从2001年开始尝试进行文件归档整理改革，先后对2001年、2002年的税收档案以“件”为单位完成整理归档。笔者在查找文件的过程中感到，虽然整理过程简单了，但查询、检索要花费很长时间，还不如原来以“卷”为单位进行整理时方便，究其原因主要是使用的检索工具还是停留在原来的手工方式上。文件归档整理方法改进了，档案检索工具也必须随之改进，否则，只能望“件”兴叹，难以实现提高档案管理利用效率的目标。当前，我们应当着重做好ODPS与新归档文件整理规则的衔接。ODPS对电子文件的归档办法沿用的是旧的案卷管理方式，而纸质文件的管理办法已经改革，我们必须在二者之间找到一个结合点。笔者建议，在使用ODPS完成电子文件的归档后，在纸质文件的归档中，一是使电子档案的“卷”与纸质档案的“盒”相对应，即电子档案的“一卷”即为纸质档案的“一盒”，按照ODPS整理出的案卷数确定纸质文档的装盒数；二是使纸质档案的检索工具与电子档案的目录系统相对应，实际操作中可以将ODPS的案卷目录打印出来，作为纸质档案检索工具。如需查找纸质档案，只要利用计算机找到电子档案的“卷”，就可以相应找到纸质档案的“盒”；只要找到电子档案的文号，就可以相应找到纸质档案的文件号。这样，就可以使用ODPS的查询功能，方便的查询和检索所需的税收档案信息，从而进一步提高税收档案的利用效率和档案管理信息化水平。 税收，是国民经济最为重要的调节器，随着经济的发展，税收法律愈发繁杂，税收调整愈发频繁，作为企业财务人员，掌握着企业的税收命脉，迫切需要综合的税务管理能力，加入税务经理专修班，掌握税务实务、税务筹划、税务稽查、税务行政复议，拓宽税务处理软技能，成为优秀的财会人。