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物流公司往来帐项管理规定
一、主题内容和适用范围
本规定对公司往来帐项的核算、核对、帐龄分析、呆死帐确认、帐务清理程序等内容进行规范，明确了往来帐项的管理责任。使用于公司往来帐项的管理。
二、个人借款管理办法
1、借款项目
个人借款按借款用途可以分为差旅费借款、代垫货运借款、办公费用借款、拖车费用借款、其他借款。
2、借款审批程序
（1）借款审批流程见《费用报销管理规定》
（2）公司各部门工作人员因公出差借款，根据出差天数，可予以借差旅费，根据出差天数一般每人每天不超过150元，乘车费或机票单独计算追加。
（3）业务经办人员需要支付、其他费用或购买物品时，原则上应先取得有效报销发票，或根据合同、协议、委托费用审批单等办理付款手续。特殊情况需提前预借资金时，业务经办人员要填写申请单，注明借款事由、借款金额。经部门经理、财务总监、总经理、批准后，方可借款。
（4）公司严禁办理个人生活性借款。
3、个人借款的归还和清欠考核
（1）借款必须于业务发生后或出差返回后的5日内报销，超时未报销未还款时，由财务人员将其全部当月工资扣发用来抵还借款，同时开出还款收据交于借款人，并对欠款人罚款50-500元。
（2） 遗留借款较大且不能一次还清的，由借款人做出计划，分期还款，但最长不得超过6个月。超过6个月的，由财务人员每月将其全部当月工资扣发抵还借款，同时开出还款收据交于借款人。
（3）其他借款最长还款期限为30天，超过30天的又无特殊原因不清还的，由财务人员将其全部当月工资扣发抵还借款，同时开出还款收据交于借款人，并对借款人罚款50-500元。
（4）跨越帐面有借款，无特殊原因不清还而财务不予扣款的，每一人次扣财务负责人和往来帐管理人员50元。
三、应收帐款的核算
1、应收帐款核算内容
应收账款是指公司在经营过程中，因销售商品、运输劳务和其他往来形成的尚未收到的各种款项。公司采用物流管理系统作辅助帐套，以登记客户应收明细帐，财务用友套系统登记总帐进行管理核算。
2、客户信息收集管理
（1）凡与本公司发生业务次数在两次以上，且单次交易额在1万元以上的，均在客户资料收集范围内。
（2）客户资料的收集包括：《运输合同》或《销售合同》；《委托书》；《营业执照》；《税务登记证》等复印件；如是个体委托运输或购货的，则需委托人的身份证复印件；如需我司开增值税发票的，如需再提供客户的一般纳税人资格及开票资料（开票单位名称、纳税识别号、开户行、账号、单位地址、电话等）。
（3）特别规定，合同应收金额在10万以上，合作期在1个月以上的合同，需经部门经理-财务总监-总经理审批备案；经公司领导审批后的客户合同资料由该业务经办人负责收集，并递交商务会计保管备案；业务经办人定期对该客户的付款信用定期跟踪，定期向部门经理汇报。
3、应收帐款单据传递和核算要求
（1）公司发生应收账款，在物流管理系统，业务负责人填制的委托书和费用清单，并负责录入物流管理系统，商务会计审核后形成公司应收账款。对于需要开票客户，由商务负责审核并做开票申请书，经财务总监审核后，由开票员负责开票，财务会计凭发票登记汇总，并在对应的相关帐套入账。
（2）应收账款冲销流程：业务经办人收到客户付款电话通知或付款凭证传真通知时，*9时间通知出纳查款，出纳收到款后，通知该业务经办人，同时开具收款收据，交商务会计，商务会计凭收款收据及业务负责人提供的运编号，在物流管理系统冲消该客户应收账款。属开票客户的，财务会计按会计科目核算要求，同时在税务核算系统冲销其应收账款。
（3）公司应收帐款必须对应应收客户挂帐，收取货款或运费款，必须严格按挂帐客户名称冲销。对要求开票客户，必须按对应客户挂帐款开发票，不得使用A家挂帐款开B家发票，造成虚开发票，使往来帐项清理不了或造成挂帐款混乱。
4、应收账款的监控
（1）一次性的非月结现款现货客户产生的应收账款，由业务经办人负责于本月催收，商务会计负责监督落实，并及时通知业务专管人该客户回款情况。
（2）对签有合同属月结客户的应收账款，每月终了，由商务会计负责在物流管理系统核对，检查本月委托书及费用清单是否入账完备，物流管理系统核对准确后，于次月的10日前出具应收账款余额表和帐龄分析表，提交给财务总监、部门经理和总经理。每月15日前出具对帐单，与客户对帐，并把对帐情况提交业务经办人，由业务经办人负责向客户催收款。
（3）对超帐期2个月以上应收账款，经多次催收仍不能收回的，业务经办人和商务会计必须重点跟踪，并及时向部门（总监）经理及总经理汇报，经公司领导研究采取措施，拟定催款方案。
（4）公司应收帐款若出现呆死帐要及时清理，因管理不善造成损失的，要追究业务负责人的责任。
5、应收账款的交接
（1） 业务经办人岗位调换、离职，必须对本人经手的应收账款进行交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由移交人负责，交接清楚后，责任由接替人负责。
（2）凡离职的，必须在30日内向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续自行离职者其工资不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究起法律责任。
（3）业务专管人提出离职后，必须把经手的应收账款全部收回，特殊原因不能收回的，必须取得客户盖章确认的对帐单，否则不予办理离职。
（4）接替人对客户确认盖章的对帐单必须在一个月内逐一核实，无异议的帐款单由接交人负责接手清收。
（5）《离职移交单》一式三份，移交人、接交人、部门经理签字后各留存一份。
四、应付款项的核算
1、核算内容
应付账款的核算公司因购买商品或接受劳务等而应付给供应单位的款项。公司采用物流管理系统作辅助帐套，登记客户应付明细帐，财务用友帐套系统登记总帐进行管理核算。
2、 应付帐款的核算管理
（1）客户信息收集管理：凡与本公司发生业务次数在两次以上，且单次交易额在1万元以上的，均在客户资料收集范围内；特别规定，合同应付金额在10万以上，合作期在1个月以上的合同，需经部门经理-财务总监-总经理审批备案；经公司领导审批后的客户合同资料由该业务经办人负责收集，递交商务会计保管备案。
（2）为了降低公司税务风险，减少公司经营压力，要求业务经办人对应付账款往来单位业务初起商谈签合同时，要求对方开具发票，我公司凭票付款。
（2）业务、操作、物流部发生应付往来单位的货运费、拖车费等时，必须填制托运费用清单，由业务经办人或物流部指定的调度员录入物流管理系统，要求业务录单员必须在两日内录入物流管理核算系统，商务会计在当天审核完毕，形成应付账款。
（3）商务会计凭合同约定，认真核对应付费用清单的准确性和真实性，经与对方核对准确无误后，出具双方签字盖章的对帐单，按应付账款单位的紧急情况先后提交付款通知书，付款审批流程见《公司日常费用报销管理规定》
（4）出纳凭完备的付款通知书付款，同时出具现金支出单（或银行转帐汇款单）交商务会计，商务会计凭支出单在物流管理核算系统核销该单位的的应付账款。
（5）每月终了，商务会计必须在辅助管理系统核对，检查本月委托书费用清单是否入账完备，由商务会计在次月的10日前出具应付账款余额表，提交给财务总监、部门经理和总经理。
（6）一般
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