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单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
1、数据资料输出
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度及《档案管理办法》使用、保管。
１）现金记帐凭证及日记帐的输出
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员根据审核无误的原始凭证录入财务系统，当日记帐后结出余额与出纳进行核对确保相符。现金记帐凭证要求按日输出，并由出纳、制证、复核、记帐等相关人员签字。现金日记帐要求按月打印，帐实核对相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
２）银行记帐凭证、帐册的输出参见1）。
3）转帐凭证的输入、输出与保管
有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证录入财务系统。转帐凭证要求每日打印输出，并由制证、复核、记帐等相关人员签章。
４）科目汇总表、帐簿打印时间。
a．现金、银行日记帐按月打印。
b．总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
5）会计报表要求按月打印输出，经财务经理、总经理审核无误后签字生效。
6）其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
2、数据备份管理
１）由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
２）在日常工作中, 准备三套软盘循环使用, 隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
３）需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
４）机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
3、会计档案管理
１）会计档案存档手续: 打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
２）为保证备份数据的安全, 备份软盘必须贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
３）由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
４）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
５）各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
６）必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
7）会计档案保管年限
序号 档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
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