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为了加强会计档案管理，使我分公司档案管理规范化，根据财政部和国家档案局下发的《会计档案管理办法》，特制定我分公司档案管理办法。
一、会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，审计报告及其他财务报告。
（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、会计档案的立卷、归档和保存。
三、财务科设专人负责保存会计档案。
每年形成的会计档案由专责人按照归档的要求，负责整理立卷订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，由专责人编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原档案卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门共同拆封整理，以分清责任。
档案管理部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导严肃处理。
档案管理部门对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
四、会计档案保管期限分为永久、定期两类。见下表：
| 序号 | 档案名称 | 保管期限 | 备注 |
| 一 | 会计凭证类 | ||
| 1 | 原始凭证 | 15年 | |
| 2 | 记账凭证 | 15年 | |
| 3 | 汇总凭证 | 15年 | |
| 二 | 会计账簿类 | ||
| 4 | 总账 | 15年 | 包括日记账 |
| 5 | 明细账 | 15年 | |
| 6 | 日记账 | 15年 | 现金和银行存款日记账保管25年 |
| 7 | 固定资产卡片 | 固定资产清理后保管5年 | |
| 8 | 辅助账簿 | 15年 | |
| 三 | 财务报告类 | 包括各级主管部门汇总财务报告 | |
| 9 | 月度、季度财务报告 | 3年 | 包括文字分析 |
| 10 | 年度财务报告（决算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四 | 其他类 | ||
| 11 | 会计移交清册 | 15年 | |
| 12 | 会计档案保管清册 | 永久 | |
| 13 | 会计档案销毁清册 | 永久 | |
| 14 | 银行存款余额调节表 | 5年 | |
| 15 | 银行对账单 | 5年 |
各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后*9天算起。
五、会计档案的销毁。
会计档案保管期满，需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，经经理批准，报上级有关部门批准后销毁。对于未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。
按照规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派专人监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告本单位领导。
六、会计档案的调阅。
财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
分公司内各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经分管领导批准证明，经财务科长同意，方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务科长同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案原则上不得借出，外单位如有特殊需要借出，须报上级主管部门批准，但不得拆散原档案卷册，并限期归还。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需要带出室外复制时，必须经财务科长批准，并限期归还。
七、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
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