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机械工业部关于档案管理规范编写规则
来源：网校 发布时间：2014-12-22 14:48 责编：高顿网校
本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则 标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
GB1.1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3.1 贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
3.2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3.3 规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
┍━ 封面与首页（见5.1条）
概述部分━━━┥ 目次（见5.2条）
│ 规范名称（见5.3条）
┕━ 引言（见5.4条）
┍━主题内容与适用范围（见6.1条）
│ 引用标准及法规文件（见6.2条）
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号（见6.3条）
│ 管理规范内容（见6.4条）
┕━检查与考核（见6.5条）
┍━附录（见7.1条）
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明（见7.2条）
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
5 概述部分
5.1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5.2 目次
5.2.1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。
5.2.2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5.2.3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5.3.1 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例：科学技术档案案卷构成的一般要求
（说明部分）
5.3.2 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
例：标准化工作导则 标准编写的基本规定
5.3.3 规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在*9次出现全称时用括号加以说明。
例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。
5.4 引言
引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
6 正文部分
6.1 主题内容与适用范围
6.1.1 主题内容
简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）
一般采用下列典型用语：
“本规范规定了……。”
6.1.2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……，……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6.2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
6.3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
6.4 管理规范内容
6.4.1 管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6.4.2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6.4.3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
6.5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7.1 附录
7.1.1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7.1.2 “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7.1.3 “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括：
A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
C.正确使用规范的说明等。
7.2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8.1 档案管理规范按其内容分为若干章。*9层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8.2 章。条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。
8.3 章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8.4 标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。
9 终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4.
附录一 档案管理规范层次编号示例（补充件）
┍━
┍ 1
┍6.4.3.1
│
│ 2 ┍6.1
│6.4.3.2
│
│ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│
│ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│
│ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│
│ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│*9篇━┥ 7 │
┕6.4.5 │6.4.3.7
│
│ 8 ┕6.6
┕6.4.3.8
│
│
│
┕ 9
│
正文部分┥
┍12.3.1 ┍12.3.5.1
│
┍10
│12.3.2 │12.3.5.2
│
│11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│
│
│12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│
│12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│
│14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│
│15
┕12.3.8
│
┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥
│B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注：1.引言部分可有可无。2.当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
附录二 档案管理规范条文排列格式示例
（补充件）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
│
（引言）
│
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1 （章的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.2（条的标题）
1.2.1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1.2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━┙
1.2.2.2
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2（章的标题）
2.1（条的标题）
2.1.1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.1.2（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.2（条的标题）
2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━┙
2.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.3（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
注：①┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
②┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
1） ┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
3（章的标题）
3.1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━┙
a.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
b.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━┑
┕━━━━━━━┙
3.2（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━━━━━━━
附加说明：本规范由机械部办公厅档案处组织起草本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德 税收，是国民经济最为重要的调节器，随着经济的发展，税收法律愈发繁杂，税收调整愈发频繁，作为企业财务人员，掌握着企业的税收命脉，迫切需要综合的税务管理能力，加入税务经理专修班，掌握税务实务、税务筹划、税务稽查、税务行政复议，拓宽税务处理软技能，成为优秀的财会人。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
GB1.1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3.1 贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
3.2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3.3 规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
┍━ 封面与首页（见5.1条）
概述部分━━━┥ 目次（见5.2条）
│ 规范名称（见5.3条）
┕━ 引言（见5.4条）
┍━主题内容与适用范围（见6.1条）
│ 引用标准及法规文件（见6.2条）
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号（见6.3条）
│ 管理规范内容（见6.4条）
┕━检查与考核（见6.5条）
┍━附录（见7.1条）
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明（见7.2条）
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
5 概述部分
5.1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5.2 目次
5.2.1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。
5.2.2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5.2.3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5.3.1 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例：科学技术档案案卷构成的一般要求
（说明部分）
5.3.2 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
例：标准化工作导则 标准编写的基本规定
5.3.3 规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在*9次出现全称时用括号加以说明。
例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。
5.4 引言
引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
6 正文部分
6.1 主题内容与适用范围
6.1.1 主题内容
简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）
一般采用下列典型用语：
“本规范规定了……。”
6.1.2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……，……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6.2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
6.3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
6.4 管理规范内容
6.4.1 管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6.4.2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6.4.3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
6.5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7.1 附录
7.1.1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7.1.2 “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7.1.3 “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括：
A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
C.正确使用规范的说明等。
7.2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8.1 档案管理规范按其内容分为若干章。*9层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8.2 章。条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。
8.3 章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8.4 标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。
9 终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4.
附录一 档案管理规范层次编号示例（补充件）
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┍ 1
┍6.4.3.1
│
│ 2 ┍6.1
│6.4.3.2
│
│ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│
│ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│
│ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│
│ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│*9篇━┥ 7 │
┕6.4.5 │6.4.3.7
│
│ 8 ┕6.6
┕6.4.3.8
│
│
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┕ 9
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正文部分┥
┍12.3.1 ┍12.3.5.1
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┍10
│12.3.2 │12.3.5.2
│
│11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│
│
│12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│
│12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│
│14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│
│15
┕12.3.8
│
┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥
│B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注：1.引言部分可有可无。2.当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
附录二 档案管理规范条文排列格式示例
（补充件）
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（引言）
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1 （章的标题）
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1.1（条的标题）
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1.2（条的标题）
1.2.1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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1.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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1.2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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1.2.2.2
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2（章的标题）
2.1（条的标题）
2.1.1（条的标题）
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2.1.2（条的标题）
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2.2（条的标题）
2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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2.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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2.3（条的标题）
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注：①┍━━━━━━━━━┑
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②┍━━━━━━━━━┑
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1） ┍━━━━━━━━━┑
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3（章的标题）
3.1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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a.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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b.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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3.2（条的标题）
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附加说明：本规范由机械部办公厅档案处组织起草本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德 税收，是国民经济最为重要的调节器，随着经济的发展，税收法律愈发繁杂，税收调整愈发频繁，作为企业财务人员，掌握着企业的税收命脉，迫切需要综合的税务管理能力，加入税务经理专修班，掌握税务实务、税务筹划、税务稽查、税务行政复议，拓宽税务处理软技能，成为优秀的财会人。
版权声明：
