纸质纳税申报资料档案管理改革势在必行来源：山东省国家税务局作者：唐忠信日期：2008-02-25字号[ 大 中 小 ] 　　纸质纳税申报资料档案是指税收管理员将纳税人一年中每月的纸质纳税申报资料按照档案管理的要求进行整理、归档形成的档案资料。它是征管档案的主要组成部分，占基层税务机关全部征管档案的90%。在手工办税的历史条件下，纸质纳税申报资料档案为服务于税收工作曾发挥了不可替代的作用。随着税务机关办税信息化程度的提高，电子报税的普及，电子档案数据库的建立和完善，纸质纳税申报资料档案所具有的耗时、费力、费财、作用小等负面作用日益突显。在倡导给纳税人减负、给基层税务机关减负的今天，如何对基层税务机关纸质纳税申报资料档案管理进行改革，已经是基层税务机关普遍面临的一个亟待解决的问题。　　一、纸质纳税申报资料档案管理的现状调查　　目前，大多数基层税务机关因为规范化管理的需要，或是按照惯例，每年都要拿出相当大的人力、物力和财力进行户管纳税申报资料的整理归档工作。从基层税务机关反映的情况看，这种模式存在以下几个问题：　　一是纸质纳税申报资料档案的作用越来越小。以潍坊市奎文国税局为例，2001年4月成立至今五年多，平均每年到档案室查阅纸质纳税申报资料户管档案的5人次，这其中绝大多数是基层法院工作人员为经济案件前来查找纳税申报方面证据的。去年以来，法院工作人员前来查找证据时，基本上也不到档案室，直接从微机里调取证据。上级税务机关和本级税务机关需要数据时一般也是从微机里查取，不需到档案室查阅纸质纳税申报资料户管档案。　　二是基层税务机关因档案管理所产生的经济负担越来越重。奎文区国税局每年形成的各类档案均在2350卷左右，其中144名税收管理员平均每年形成2200卷纳税申报户管档案，占93.6%。征管类占5%，其它如文书类、税务执法类、会计类等仅占1.4%。平均每年用在这方面的经费开支约21000元。延续历史上档案管理的要求，这些纸质纳税申报户管档案要保存10年。该局档案室2003年已经装满，不得不重建一个档案室，目前两个档案室18节档案柜又都装满。档案室的改扩建又要提上日程。现在，建一个档案室，要有较为先进的有轨式档案橱组，要安装空调、防磁柜、消毒灭菌机、除湿机、自动控制温湿度计以及防火、防光、防蚊虫等设备，档案库房管理达到了“九防”要求。档案管理人员要配备计算机，安装档案管理软件及各类税收应用软件，要建立起系统、全面的档案目录管理和检索程序。档案借阅室要专门配备桌椅，方便本局和外单位人员查阅档案等等，所需费用基层税务机关难以承受。　　三是占用的人力较多，时间较长，影响其它工作的正常开展。正常情况下，每年的12月中旬至下一年度一月的中下旬，税收管理员都要拿出一个多月的时间整理上一个年度的纸质纳税申报户管资料归档。这些档案从整理、装订、录入、打印目录到装盒归档，都要严格按档案管理的要求进行操作。为了完成这项工作，大多数同志都要加班，有的还要请亲朋好友帮忙。　　二、几点建议　　（一）降低纸质纳税申报户管档案的整理标准，*5限度地节省人力、物力和财力。从信息化办税和电子化档案的发展的趋势看，纸质纳税申报户管档案正一步步走向历史的终点，取消只是时间问题。目前，电子申报户管档案资料已经成为主导，纸质纳税申报户管档案资料只作为电子户管档案资料的保险而存在。因此，纸质户管档案资料的整理标准应定在需要的时候能查到就行。简单的做法是：户管员将所分管的纳税人的一年的纳税申报资料分户按月份顺序整理打包，上交分局，分局汇总统一装箱上交县区局。县区局统一编号按户管员按户统一录入微机统一保管。　　（二）缩短以往年度纸质纳税申报户管档案的保存时间。按档案管理的要求，纸质纳税申报户管档案的保存时间为10年。十年的累积量，是大多数档案室所容纳不了的。从了解和统计的情况看，五年以上的纸质纳税申报户管档案基本上处于闲置状态，且占据了档案室近一半的空间。因此，这部分档案没有必要保存这么长时间，五年足够。超过五年的纸质纳税申报户管档案可以销毁。这样可以大大减轻基层税务机关储存档案的压力。　　（三）改革档案管理考核的内容和标准。档案管理作为基层规范化建设的重要组成部分，随时都要接受上级机关和档案管理部门的检查和一年一度的考核评级，纸质纳税申报户管档案占据了全部档案资料的80%，占据了全部征管档案资料的90%，有必要将档案管理考核的内容和标准进行修改，淡化纸质户管档案的考核，把管理和考核的重点放在电子档案和其它征管类，如反映本局所辖业户税务登记、变更、注销；延期缴纳税收申请审批表、增值税一般纳税人申请认定表及附送件、增值税一般纳税人年检报告表、领购专用发票申请表、专用发票申请表、税务登记台帐、各种税款征收台帐、专用发票分类、分户领用存台帐、普通发票分类、分户领用存台帐、税务登记数年底报表、税收检查情况年度报告表、涉税刑事案年度报告表、税收保全、强制执行措施年度报告表等方面。　　（四）进一步完善电子档案的管理制度和考核标准，指导和引导基层税务机关在电子档案的管理方面进行有益探索，促进整个档案管理工作跟上时代步伐。　　（五）协调相关部门赋予电子档案资料的法律效力，为取消纸质纳税申报户管档案提供前提条件。　　作者单位：潍坊市奎文国家税务局