管理信息化是事务所做大做强的助推器来源：中国注册会计师作者：屈伊春 尹成彦日期：2008-02-25字号[ 大 中 小 ]　笔者认为，当前会计师事务所在快速变化的经济环境中生存与发展的关键，在于能否有效地利用信息技术，通过信息化提高事务所管理水平和管理效率，实现业务模式的再造与创新，提高事务所的整体竞争力，由此推动事务所做大做强。　　一、信息化可以帮助事务所拓展新业务　　据有关资料显示，2005年全行业的业务收入中只有17％来自非传统审计业务，而借助IT手段，事务所可以拓展差异化的竞争，获得较高的利润。一般来看，信息化对业务拓展主要有两个方面的价值：　　1．客户关系管理系统（CRM）可让事务所与客户、潜在客户保持密切的联系。信息化下的客户关系管理系统让事务所与客户、潜在客户保持密切的联系，从而更充分地了解客户的情况，提高业务的执行效率。具体可以提供如下支持：（1）市场管理支持，如现有客户数据的分析、提供个性化的市场信息、（2）提供业务预测功能。提供合同的有效管理。（3）方便进行业务的人员、时间调配。（4）完成竞争者分析，如记录主要竞争对手、跟踪竞争对手的业务进展情况。　　更重要的是，有了信息化的管理手段，事务所不只有多样化的信息渠道来搜集整理客户及其所在行业的各类相关信息，还可以根据搜集的信息做出更优、更快的业务决策，从而能对自己的客户有更多、更深入的了解，以此提供最适合客户需求的服务。　　2．事务所有先天的优势来拓展信息化领域相关的一些业务。作为长期服务客户、深入了解客户的知识型组织，事务所有先天的优势来拓展信息化领域相关的一些业务，如网络誉证、远程专家系统、信息系统审计等。在美国的审计和管理咨询业务分拆前的1999年，美国注册会计师行业咨询收入占全部业务收入的比例高达51%。在这51％中，IT相关咨询业务占了很大的比重。而一个内部都未实现信息化的事务所，再给已经不同程度的实现管理信息化的客户提供咨询等服务的时候，恐怕多是纸上谈兵，客户认同感也会降低。　　此外，做大做强，自身的品牌宣传也是非常重要的环节。借助互联网等新的IT方式进行宣传也是拓展业务必不可少的手段。　　二、信息化可以协助事务所　　做好人力资源管理拥有专业技能的员工是事务所最重要的资源。如何有效地管理好员工，发挥员工的业务能力是做大做强中必然面临的问题。人力资源管理（HRM）是根据企业战略目标，通过工作分析、人力资源规划、员工招聘选拔、绩效考评、薪酬管理、员工激励、人才培训和开发等一系列手段来提高员工的劳动生产率，最终达到企业发展目标的一种管理行为。在HRM的各方面，尤其是员工考核、培训及知识积累方面，信息化都能起到积极作用。　　1．员工考核方面。通过信息化手段，员工的工作详情信息均已在日常工作中被记录，从而可以低成本的全方面搜集和分析员工的工作量、时间、经济贡献、工作效率、考勤、知识贡献等信息。有这些信息的决策支持，员工的晋升、奖励等也更公平、透明，从而有利于刺激员工的工作积极性，提升总体的员工生产力。　　2．员工培训方面。人力资源管理的一个重要方面是员工的培训，包括分析员工的培训需求、培训项目和时间安排、收集培训评价、反馈等。这些工作通过信息化手段，能够高效完成。通过建设内部培训的信息化平台，还能显著摊薄培训的单位成本，监督培训进程。　　3．员工进出管理方面。在行业快速发展的情况下，事务所员工频繁跳槽是普遍的情况。人才的流失不只是事务所岗位人员的流失，还带来了可能的客户流失、客户核心机密流失、客户服务经验知识流失等隐性的损失。传统的管理模式下，业务项目留下的是堆积如山的工作底稿、各种法规、规则，以及在员工电脑硬盘中的各类资料。没有系统化的信息工具，事务所公共知识积累是低效率和容易丢失的。如何在员工服务期间将其服务客户的经验教训等知识沉淀下来，提高事务所为客户服务的总体业务能力，已成为事务所长期发展必须解决的问题。借助信息化手段，事务所可以将知识的搜集和整理固化在员工的日常工作流程中；通过技术安排，可以激励员工在内部信息平台中贡献业务知识，并最终形成一个基于业务的实战性强的知识库。　　此外，通过信息化手段，事务所还可以方便地搜集、整理外部专家的信息，保持事务所业务外延能力的提高。　　三、信息化可以促进学习交流形成有特色的事务所文化　　无论是经济组织之间还是国家之间，文化领先都是保持领先地位，获得高额利润的重要保障。无论是自我滚动发展，还是合并重组的扩充，对会计师事务所而言，都需要借助信息化工具来进行事务所内部文化、管理的塑造或整合。有吸引力的特色公司文化氛围是吸引员工、客户的手段，也是在合并、重组过程中谈判的重要筹码。　　企业文化的形成是一个长期积累的过程，其中管理者、员工、客户之间的相互多维沟通是非常重要的一个方面。传统的模式下这种沟通是通过核心人物的言传身教和人们在现实中相互学习交流而逐步实现的。在事务所做大做强的过程中，管理者、员工、客户的数量都在快速膨胀，几十个人下的沟通模式已经不能被复制到几百、几千甚至几万人的情况下了。而沟通的不畅必然会阻碍内部文化的形成和延续。同时，由于事务所业务工作特点，员工常常按项目在各自客户的所在地工作，他们与客户接触的时间往往多于和同事和上级的相处。在实际工作中，员工会遇到各种各样的问题，迫切需要得到支持和有经验人员的帮助。如果得不到内部的支持，他们必然会寻求外部资源。长期下去，他们与事务所的关系除了单纯的业务分派、薪水领取外就没有其他大的关系了，这必然削弱事务所核心人物员工影响，削弱事务所员工的凝聚力不利于事务所文化的形成。现代信息技术可化解这一难题。如互联网和商务协同软件可提供虚拟的交流空间。通过事务所内部的网络社区，可以营造一个学习交流和知识共享的环境。在这里，管理者、员工、客户都不同权限的随时随地可以得到事务所的支持与动态信息，也可以进行多维度的互动交流，使他们时刻感受到组织的存在，得到组织的各方面支持。同时在这不间断的沟通中形成一个企业特殊的文化氛围。　　四、信息化可以规范事务所业务流程控制执业风险　　事务所的管理者一般都感到，来自外部监管层的压力非常大，而最担心的问题就是风险控制。在小型事务所的管理上，我们可以通过手工流程的三级复核体系来保障业务质量。但在做大做强的过程中，随着事务所业务和人员的不断发展和扩充，管理者直接介入的力度和深度逐步被削弱，而且业务类型日益复杂，业务的风险也逐步加大。传统的质量控制方式已经不能适用于规模膨胀后的管理现实。他们面临着这样的疑问：是不顾风险保持继续发展？还是收缩战线谨慎控制风险？显然二者都不是他们的选择。　　企业在面临这个问题的时候，采用了信息化的解决手段。他们在企业里实施ERP系统，对企业的业务流程进行规范和再造。通过信息系统，他们对企业采购、制造、销售等全过程进行控制，从而实现了企业对人、财、物的管理。企业的ERP管理思路也可为事务所所用，即通过流程控制来保证质量、控制风险。而事务所实现信息化后，可以将质量控制的时间提前到业务执行过程中，事中复核将成为现实可行。比如通过远程监控，项目经理、质量控制人、合伙人等都可以*9时间地知晓业务的进展情况；对所碰到的难题可随时给予其业务指导或开展业务难题的讨论。通过信息化手段，业务流程是全程详尽记录的。有了这个记录，一方面容易分清业务质量的责任，提高业务参与人的质量意识，从而提高业务质量，控制执业风险。另一方面也正因为该过程是长期保留的，也可方便地为其他项目、其他时间的业务人员提供借鉴，减少了走弯路的可能。　　（作者单位：上海国家会计学院）