第四节材料采购业务的账务处理
一、材料的采购成本
材料的采购成本是指企业物资从采购到入库前所发生的全部支出,包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。
在实务中,企业也可以将发生的运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用等先进行归集,期末,按照所购材料的存销情况进行分摊。
二、账户设置
企业通常设置以下账户对材料采购业务进行会计核算:
1.“原材料”账户
“原材料”账户属于资产类账户,用以核算企业库存的各种材料,包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品(外购件)、修理用备件(备品备件)、包装材料、燃料等的计划成本或实际成本。企业收到来料加工装配业务的原料、零件等,应当设置备查簿进行登记。
该账户借方登记已验收入库材料的成本,贷方登记发出材料的成本。期末余额在借方,反映企业库存材料的计划成本或实际成本。
该账户可按材料的保管地点(仓库)、材料的类别、品种和规格等进行明细核算。
2.“材料采购”账户
“材料采购”账户属于资产类账户,用以核算企业采用计划成本进行材料日常核算而购入材料的采购成本。
该账户借方登记企业采用计划成本进行核算时,采购材料的实际成本以及材料入库时结转的节约差异,贷方登记入库材料的计划成本以及材料入库时结转的超支差异。期末余额在借方,反映企业在途材料的采购成本。
该账户可按供应单位和材料品种进行明细核算。
3.“材料成本差异”账户
“材料成本差异”账户属于资产类账户,用以核算企业采用计划成本进行日常核算的材料计划成本与实际成本的差额。
该账户借方登记入库材料形成的超支差异以及转出的发出材料应负担的节约差异,贷方登记入库材料形成的节约差异以及转出的发出材料应负担的超支差异。期末余额在借方,反映企业库存材料等的实际成本大于计划成本的差异;期末余额在贷方,反映企业库存材料等的实际成本小于计划成本的差异。
该账户可以分别“原材料”、“周转材料”等,按照类别或品种进行明细核算。
4.“在途物资”账户
“在途物资”账户属于资产类账户,用以核算企业采用实际成本(或进价)进行材料、商品等物资的日常核算、货款已付尚未验收入库的在途物资的采购成本。
该账户借方登记购入材料、商品等物资的买价和采购费用(采购实际成本),贷方登记已验收入库材料、商品等物资应结转的实际采购成本。期末余额在借方,反映企业期末在途材料、商品等物资的采购成本。
该账户可按供应单位和物资品种进行明细核算。
5.“应付账款”账户
“应付账款”账户属于负债类账户,用以核算企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动应支付的款项。
该账户贷方登记企业因购入材料、商品和接受劳务等尚未支付的款项,借方登记偿还的应付账款。期末余额一般在贷方,反映企业期末尚未支付的应付账款余额;如果在借方,反映企业期末预付账款余额。
该账户可按债权人进行明细核算。
6.“应付票据”账户
“应付票据”账户属于负债类账户,用以核算企业购买材料、商品和接受劳务等开出、承兑的商业汇票,包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。
该账户贷方登记企业开出、承兑的商业汇票,借方登记企业已经支付或者到期无力支付的商业汇票。期末余额在贷方,反映企业尚未到期的商业汇票的票面金额。该账户可按债权人进行明细核算。
7.“预付账款”账户
“预付账款”账户属于资产类账户,用以核算企业按照合同规定预付的款项。预付款项情况不多的,也可以不设置该账户,将预付的款项直接记入“应付账款”账户。
该账户的借方登记企业因购货等业务预付的款项,贷方登记企业收到货物后应支付的款项等。期末余额在借方,反映企业预付的款项;期末余额在贷方,反映企业尚需补付的款项。
该账户可按供货单位进行明细核算。
8.“应交税费”账户
“应交税费”账户属于负债类账户,用以核算企业按照税法等规定计算应交纳的各种税费,包括增值税、消费税、营业税、所得税、资源税、土地增值税、城市维护建设税、房产税、土地使用税、车船使用税、教育费附加、矿产资源补偿费等,企业代扣代交的个人所得税等,也通过本账户核算。
该账户贷方登记各种应交未交税费的增加额,借方登记实际缴纳的各种税费。期末余额在贷方,反映企业尚未交纳的税费;期末余额在借方,反映企业多交或尚未抵扣的税费。
该账户可按应交的税费项目进行明细核算。
三、账务处理
材料的日常收发结存可以采用实际成本核算,也可以采用计划成本核算。
(一)实际成本法核算的账务处理
实际成本法下,一般通过“原材料”和”在途物资”等科目进行核算。企业外购材料时,按材料是否验收入库分为以下两种情况:
1.材料已验收入库
如果货款已经支付,发票账单已到,材料已验收入库,按支付的实际金额,借记“原材料”、“应交税费--应交增值税(进项税额)”等科目,贷记“银行存款”、“预付账款”等科目。
如果货款尚未支付,材料已经验收入库,按相关发票凭证上应付的金额,借记“原材料”、“应交税费--应交增值税(进项税额)”等科目,贷记“应付账款”、“应付票据”等科目。
如果货款尚未支付,材料已经验收入库,但月末仍未收到相关发票凭证,按照暂估价入账,即借记“原材料”科目,贷记“应付账款”等科目。下月初作相反分录予以冲回,收到相关发票账单后再编制会计分录。
2.材料尚未验收入库
如果货款已经支付,发票账单已到,但材料尚未验收入库,按支付的金额,借记“在途物资”、“应交税费--应交增值税(进项税额)”等科目,贷记“银行存款”等科目;待验收入库时再作后续分录。
对于可以抵扣的增值税进项税额,一般纳税人企业应根据收到的增值税专用发票上注明的增值税额,借记“应交税费--应交增值税(进项税额)”科目。
(二)计划成本法核算的账务处理
计划成本法下,一般通过“材料采购”、“原材料”、“材料成本差异”等科目进行核算。企业外购材料时,按材料是否验收入库分为以下两种情况:
1.材料已验收入库
如果货款已经支付,发票账单已到,材料已验收入库,按支付的实际金额,借记“材料采购”科目,贷记“银行存款”科目;按计划成本金额,借记“原材料”科目,贷记“材料采购”科目;按计划成本与实际成本之间的差额,借记(或贷记)“材料采购”科目,贷记(或借记)“材料成本差异”科目。
如果货款尚未支付,材料已经验收入库,按相关发票凭证上应付的金额,借记“材料采购”科目,贷记“应付账款”、“应付票据”等科目;按计划成本金额,借记“原材料”科目,贷记
“材料采购”科目;按计划成本与实际成本之间的差额,借记(或贷记)“材料采购”科目,贷记(或借记)“材料成本差异”科目。
如果材料已经验收入库,货款尚未支付,月末仍未收到相关发票凭证,按照计划成本暂估入账,即借记“原材料”科目,贷记“应付账款”等科目。下月初作相反分录予以冲回,收到账单后再编制会计分录。
2.材料尚未验收入库
如果相关发票凭证已到,但材料尚未验收入库,按支付或应付的实际金额,借记“材料采购”科目,贷记“银行存款”、“应付账款”等科目;待验收入库时再作后续分录。对于可以抵扣的增值税进项税额,一般纳税人企业应根据收到的增值税专用发票上注明的增值税额,借记“应交税费--应交增值税(进项税额)”科目。