第三节  会计核算

 

　　一、会计核算的总体要求

 

　　1．会计核算依据

 

　　《会计法》第九条对会计核算的依据作出了明确规定，即各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。实际发生的经济业务事项，是指各单位在生产经营或者预算执行过程中发生的包括引起资金增减变化的经济活动。以实际发生的经济业务事项为依据进行会计核算，是会计核算客观性原则的要求，是保证会计信息真实可靠的重要前提。没有经济业务事项发生，会计核算的对象也不存在。以虚假的经济业务事项为对象进行会计核算，生成的会计信息就是缺乏依据的、不可信的，并且会产生误导作用，损害会计信息使用者的利益。因此，会计核算必须以实际发生的经济业务事项为依据，以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算是违法行为，必须加以制止。当然，并不是所有实际发生的经济业务事项都需要进行会计核算，比如，一项投资计划在制定时无需进行会计核算，在实施这项计划并引起资金变动时，才需要对投资这种经济业务事项进行记录和反映。

 

　　2．对会计资料的基本要求

 

　　会计资料是指在会计核算过程中形成的、记录和反映实际发生的经济业务事项的资料。包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。会计资料是记录会计核算过程和结果的重要载体，是反映单位财务状况和经营成果、评价经营业绩、选择合作对象、进行投资决策的重要依据。

 

　　我国《会计法》规定：会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，必须符合国家统一的会计制度的规定；任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，不得提供虚假的财务会计报告。

 

　　伪造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，是指以虚假的我国经济业务事项为前提编造不真实的会计凭证、会计账簿和其他会计资料。变造会计凭证、会计账簿及其他会计资料，是指用涂改、挖补等手段来改变会计凭证、会计账簿等的真实内容、歪曲事实真相的行为。提供虚假财务会计报告，是指通过编造虚假的会计凭证、会计账簿及其他会计资料或直接篡改财务会计报告上的数据，使财务会计报告不真实、不完整地反映单位财务状况、经营成果和现金流量，借以误导、欺骗财务会计报告使用者的行为。伪造、变造会计凭证、编制虚假财务会计报告是一种严重的会计违法行为，要承担相应的法律责任。

 

　　此外，使用计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿及其他会计资料，也应当符合国家统一的会计制度的规定。

 

　　【例1—9】(单选题)（   ）作为记录会计核算过程和结果的重要载体，是国家进行宏观调控，经营者进行管理和投资者进行决策的重要依据。

 

　　A．会计凭证

 

　　B．会计账簿

 

　　C．财务报表

 

　　D．会计资料

 

　　【答案】D  会计资料是记录会计核算过程和结果的重要载体，也是国家进行宏观调控、投资决策等的重要依据。

 

　　【例1—10】(多选题)会计资料的（   ），是对会计资料最基本的质量要求，是会计工作的生命线。

 

　　A．准确性

 

　　B．完整性

 

　　C．及时性

 

　　D．真实性

 

　　【答案】BD 会计资料必须要保证完整性和真实性，这是会计资料最基本的质量要求，也是会计工作的生命线。

 

　　二、会计凭证

 

　　会计凭证是记录经济业务事项的发生和完成情况、明确经济责任，并作为记账依据的书面证明，是会计核算的重要会计资料。如何填制、审核会计凭证是会计核算工作的首要环节，对会计核算过程、会计资料质量都起着至关重要的作用。会计凭证按照填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证。

 

　　(一)原始凭证

 

　　原始凭证是在经济业务事项发生时由经办人员直接取得或者填制、用以表明某项经济业务事项已经发生或完成情况、明确有关经济责任的～种原始凭据。它是会计核算的原始依据。原始凭证按照来源的不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证两种；按照格式是否一致，可以分为统一印制的具有固定格式的原始凭证，如发票、各种结算凭证和各单位印制的无统一格式的内部凭证，如领料单、入库单等。

 

　　1．原始凭证的内容

 

　　按照《会计基础工作规范》规定，原始凭证应包括如下内容：原始凭证名称；填制原始凭证的日期；填制原始凭证的单位名称或者填制人员的姓名；接受原始凭证的单位；经济业务事项名称；经济业务事项的数量、单价和金额；经办经济业务事项人员的签名或盖章等等。

 

　　2．原始凭证的填制和取得

 

　　填制或取得原始凭证，是会计核算工作的起点。一般情况下，原始凭证都是由经济业务事项经办人员取得或填制的，涉及的人员较广，会计的专业知识也参差不齐。为了使会计工作能够顺利进行，《会计法》规定，办理经济业务事项的单位和人员，都必须填制或取得原始凭证并及时送交会计机构。这一规定体现了两层含义：一是办理经济业务事项时必须填制或取得原始凭证；二是填制或取得的原始凭证必须及时送交会计机构，否则就是违法行为。对于“及时”的时间期限，一般理解为一个会计结算期。这样就能够保证会计核算工作的正常进行和当期会计资料的真实、完整。

 

　　3．原始凭证的审核

 

　　审核原始凭证，是确保会计资料质量的重要措施之一，也是会计机构、会计人员的重要职责。《会计法》对审核原始凭证问题作出了具体规定：①会计机构、会计人员必须按照法定职责审核原始凭证。②会计机构、会计人员审核原始凭证应当按照国家统一的会计制度的规定进行。③会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证，有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求经办人员按照国家统一会计制度的规定进行更正、补充。

 

　　4．原始凭证错误的更正

 

　　为了规范原始凭证的内容，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证进行舞弊，《会计法》、《会计基础工作规范》对原始凭证错误的更正作出了具体规定，其内容包括：①原始凭证所记载的各项内容均不得涂改。②原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，更正工作须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章。③原始凭证金额出现错误的不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。④原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

 

　　(二)记账凭证

 

　　记账凭证是对经济业务事项按其性质加以归类、确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。

 

　　1．记账凭证的内容

 

　　根据《会计基础工作规范》规定，记账凭证应当具备以下内容：填制记账凭证的日期；记账凭证的名称和编号；经济业务事项摘要；应记会计科目、方向和金额；记账符号；记账凭证所附原始凭证的张数；记账凭证的填制人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员的签名或印章等等。

 

　　2．记账凭证的编制

 

　　记账凭证在会计核算过程中是非常重要的环节，是会计正确提供信息的关键。《会计法》对编制记账凭证的程序和要求作出了规定，强调两方面的要求：一是记账凭证编制必须以原始凭证及有关资料为依据；二是作为记账凭证编制依据的必须是经过审核无误的原始凭证和有关资料。

 

　　【例1—11】(单选题)（   ）是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。

 

　　A．活页账

 

　　B．财务报表

 

　　C．会计账簿

 

　　D．会计凭证

 

　　【答案】D 本题考察会计凭证的概念，会计凭证是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。

 

　　【例1—12】(单选题)各单位必须以（   ）为依据进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。

 

　　A．原始凭证

 

　　B．审核无误的原始凭证

 

　　C．实际发生的经济业务

 

　　D．经过单位[*{a}*]审核批准的原始凭证

 

　　【答案】C 会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，体现会计核算的真实性和客观性要求。其具体要求是，根据实际发生的经济业务，取得可靠的凭证，并据此登记账簿和编制财务会计报告，形成符合质量标准的会计资料(也称会计信息)。

 

　　三、会计账簿

 

　　会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍是记录会计核算过程和结果的载体。会计账簿的建立、登记、核对、结账，是会计工作的重要一环，是如实记录和反映经济活动情况的重要前提。

 

　　(一)会计账簿登记的法律规定

 

　　我国《会计法》第十五条规定：“会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记。会计账簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应当按照国家统一的会计制度规定的方法更正，并由会计人员和会计机构负责人(会计主管人员)在更正处盖章。使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。”

 

　　(1)必须依据经过审核的会计证登记会计账簿。依据会计凭证登记会计账簿，是基本的会计记账规则；依据经过审核无误的会计凭证登记会计账簿，是保证会计账簿记录质量的重要环节。

 

　　(2)登记会计账簿必须按照记账规则进行。

 

　　(3)实行会计电算化的单位，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定。

 

　　(4)会计账簿的设置和登记应当符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度规定。

 

　　(5)禁止账外设账。各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反《会计法》和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。

 

　　(二)会计账簿的概念和种类

 

　　各单位应当依法设置的会计账簿包括：

 

　　1．总账

 

　　总账也称总分类账，是指根据会计科目开设的账簿，用来分类登记全部经济业务事项，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用、成本、利润等总括核算的资料。总账一般有订本式账和活页式账两种。各单位可以根据所采用的记账方法和财务处理程序的需要设置总账。

 

　　2．明细账

 

　　明细账也称为明细分类账，是指根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。利用明细账，有利于了解会计资料的形成，可以对经济业务事项有关信息和数据做进一步的加工整理和分析。明细账一般采用活页式账。

 

　　3．日记账

 

　　日记账也称序时账，是指按照经济业务事项发生时间的先后顺序，逐日逐笔地进行登记的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得采用活页式或卡片式账簿。日记账是各单位加强现金和银行存款管理的重要账簿。

 

　　4．其他辅助性账簿

 

　　其他辅助性账簿也称为备查账，是指对无法在上述账簿中登记的经济业务事项进行补充记录的账簿，主要包括各种租借设备及物资的辅助登记、应收及应付款项的备查登记、担保及抵押备查登记等。设置备查簿，可以提供会计核算的参考资料，便于日后对有关事项的核查。

 

　　(三)会计账簿的启用

 

　　启用新的会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并填写账簿扉页上的“账簿启用及交接表”，注明启用日期、账簿起止页数(活页式账簿可于装订时填写起止页数)、记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)姓名等，并加盖名章和单位公章。记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)调动工作时，也应当在“账簿启用及交接表”上注明交接日期、接管人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或盖章。

 

　　(四)会计账簿的登记

 

　　按照《会计基础工作规范》规定，手工登记会计账簿主要有以下几点基本要求：

 

　　(1)登记会计账簿时，应当将会计凭证日期及编号、经济业务事项内容摘要及金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

 

　　(2)会计账簿登记完毕后，记账人员要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号“√”，表示已经记人总账和有关明细账。

 

　　(3)会计账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空间，不要写满格，一般应占行高度的“1／2”。

 

　　(4)登记会计账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。可以用红色墨水记账的，仅限于以下几种情况：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未记录余额方向的，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

 

　　(5)会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记，不得跳行、隔页，如发生错误或隔页、缺号、跳行的，应当按国家统一的会计制度规定的方法更正，并由记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)在更正处盖章。

 

　　(6)会计账簿记录发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹，必须根据错误的不同性质按规定的方法进行更正。更正的方法主要有划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。

 

　　(7)每一账页登记完毕结转下页时应当将结出的本页合计数及余额写在本页最后一行和下页*9行上，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。对需要结计本年累计发生额的账户，本页合计数应为自年初起至本页末止的发生额累计数；对只需结计本月发生额的账户，本页合计数应为自本月初起至本页末止的发生额累计数；对既不需结计本月发生额，也不需结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

 

　　实行会计电算化的单位，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定，总账和明细账应当定期打印。

 

　　(五)账目的核对

 

　　账目核对，又称对账，是指在结账前，将账簿记录与货币资金、往来结算、财产物资等进行相互核对，这是保证会计账簿记录质量的重要程序。根据《会计法》的规定，账目核对要做到账实相符、账证相符、账账相符和账表相符。账实相符，是指会计账簿记录与实物、款项实有数核对相符，保证账实相符是会计核算的基本要求。账证相符，是指会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符，保证账证相符，也是会计核算的基本要求。账账相符，是指会计账簿之间相对应记录核对相符。账表相符是指会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符。

 

　　(六)结账的基本要求

 

　　结账就是在将一定时期内所发生的经济业务事项全部登记入账的基础上，结计出各个账户的“本期发生额”和“期末余额”，并将余额结转下期或转入新账。结账可以分为月结、季结和年结三种。各单位应当按照规定定期结账。结账前，应将本期所发生的经济业务事项全部登记人账，对需要调整的账项要及时调整。结账时，应当结出每个账户的期末余额，需要结出当月发生额的，应当在“摘要”栏内注明“本月合计”字样，在“借或贷”栏内注明余额方向(“借”或“贷”)，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，在“借或贷”栏内注明余额方向(“借”或“贷”)，并在下面通栏划单红线；全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年累计发生额和年末余额。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内注明“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在“摘要”栏内注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建会计账簿的*9行“余额”栏内填写上年余额，并在“摘要”栏注明“上年结转”字样。

 

　　【例1—13】(单选题)下列属于会计账簿主要作用的是（   ）。

 

　　A．全面、系统、连续地记录和反映经济业务

 

　　B．进行纳税申报

 

　　C．保证财产的安全完整

 

　　D．建立经济档案

 

　　【答案】A 全面、系统、连续地记录和反映经济业务是会计账簿的主要作用。

 

　　四、财务报表

 

　　财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。会计报表是财务会计报告的主体部分，是会计核算工作的总结和成果。

 

　　(一)财务会计报告的构成

 

　　主要有资产负债表、损益表和现金流量表以及其他附表组成。

 

　　(1)资产负债表主要反映企业所拥有的资源、偿还债务的能力、所负担的债务、股东所持有权益以及企业将来的财务趋向等。

 

　　(2)损益表主要反映一定期间的经营成果。

 

　　(3)现金流量表是以现金的流人与流出及其净流量等情况，反映企业一定时期的经营活动、投资活动及筹资活动等产生的现金流量的报表。通过此表可以了解企业某一特定会计期间内有关现金流动的信息以及这些现金来源于何处，又用于何处。并通过将权责发生制基础下的净利润转换为收付实现制基础下的现金收入，反映现金的增减变动及流动情况，并以此说明企业资产、负债和所有者权益变动对现金的影响，从现金的角度来说明企业的财务状况，反映企业一定期间内的偿债能力、获利能力。

 

　　(4)会计报表附注主要是对会计报表中有关项目进一步说明的资料。有一些报表附注，会计制度或会计准则中有相应的要求。报表附注的内容除会计准则和制度有规定的应按规定披露外，有些内容对阅读会计报表有重要的辅助作用，也应当进行披露。如对或有事项的处理及会计政策的变更，将在以下详论。

 

　　(5)财务情况说明书是财务会计报告不可缺少的内容，它是对财务成果的文字说明和总结，并对此进行财务分析，是了解企业的一个重要资料。

 

　　(二)财务会计报告的编制

 

　　1．编制依据

 

　　各单位的财务会计报告必须根据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制。依据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制财务会计报告，是保证财务会计报告质量的重要环节。

 

　　编制财务会计报告的主要目的是为投资者、债权人和其他财务会计报告使用者提供对决策有用的财务会计资料和信息，促进社会资源的合理配置，为国家和社会公众服务。为保证财务会计报告编制依据的会计账簿记录和其他有关资料是真实、完整的，严格的审核正是一个不可或缺的重要环节。

 

　　2．编制要求

 

　　各单位的财务会计报告应当依法编制，因为财务会计报告是一个单位经营和业务活动、财务状况的综合反映，是各财务会计报告使用者进行有关决策的重要依据，也是政府部门进行宏观经济管理的重要依据。因此，各单位应保证财务会计报告的编制符合法律、行政法规和国家统一的会计制度的要求。《企业会计准则第30号——财务报表列报》对财务报表的编制提出如下基本要求：企业应当以持续经营为基础，根据实际发生的交易和事项，按照《企业会计准则——基本准则》和其他各项会计准则的规定进行确认和计量，在此基础上编制财务报表；财务报表项目的列报应当在各个会计期间保持一致，不得随意变更；性质或功能不同的项目，应当在财务报表中单独列报，但不具有重要性的项目除外；财务报表中的资产项目和负债项目的金额、收入项目和费用项目的金额一般不得相互抵销；当期财务报表的列报，至少应当提供所有列报项目上一可比会计期间的比较数据以及与理解当期财务报表相关的说明。

 

　　3．提供对象

 

　　各单位的财务会计报告应当按照规定的对象，向本单位、本单位的有关财务关系人(如投资者、债权人等)以及政府有关管理部门(如财政部门、税务部门)等提供，以便于有关的财务关系人及政府部门及时了解经营和业务活动情况，据此作出相关决策。

 

　　4．提供期限

 

　　《企业财务会计报告条例》规定：财务会计报告分为年度、半年度、季度和月度财务会计报告，《企业会计准则》规定：企业至少应当按年编制财务报表。年度财务报表涵盖的期间短于一年的，应当披露年度财务报表的涵盖期间以及短于一年的原因。对外提供中期财务报告的，还应遵循《企业会计准则第32号——中期财务报告》的规定。

 

　　5．其他规定

 

　　向不同的会计资料使用者提供的财务会计报告，其编制依据应当一致。《企业财务会计报告条例》第三十六条规定：企业向有关各方提供的财务会计报告，其编制基础、编制依据、编制原则和编制方法必须一致。以不同的依据编制的财务会计报告，实际上是虚假的财务会计报告，是一种严重违法行为，必须依法制止和惩治。财务会计报告的编制依据、编制要求、提供对象、提供期限等具体要求，由国家统一的会计制度规定。

 

　　(三)财务会计报告的对外提供

 

　　各单位在保证财务会计报告编制依据和要求符合法律、行政法规和国家统一的会计制度规定的同时，应当按照规定的对象、期限对外提供财务会计报告。

 

　　(1)向不同的会计资料使用者提供的财务会计报告，其编制依据应当一致。财务会计报告的编制依据是经过审核的会计账簿记录和有关资料，以其他资料为依据编制的财务会计报告，实际上都是虚假的财务会计报告，是一种严重的违法行为；以虚假的财务会计报告偷逃税款、骗取资金、欺骗投资者和社会公众等行为，同样也是一种严重的违法行为，将受到法律的制裁。

 

　　(2)各单位应当按照法律、行政法规和国家统一的会计制度有关财务会计报告提供期限的规定，及时对外提供财务会计报告。对外提供的财务会计报告应当依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位统一代码、组织形式、地址、报表所属年度或季度或月份、报出日期，并由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。

 

　　(3)在财务会计报告上签章是明确责任的重要程序。财务会计报告编制单位的有关负责人在对外提供的财务会计报告上签章，是我国已经实行多年的做法，目的是督促签章人对财务会计报告的内容严格把关并承担责任。《会计法》规定：“财务会计报告应当由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。”《企业财务会计条例》也规定：“企业不得编制和对外提供虚假的或者隐瞒重要事实的财务会计报告。企业负责人对本企业财务会计报告的真实性、完整性负责。任何组织或者个人不得授意、指使、强令企业编制和对外提供虚假的或者隐瞒重要事实的财务会计报告。注册会计师、会计师事务所审计企业财务会计报告，应当依照有关法律、行政法规以及注册会计师执业规则的规定进行，并对所出具的审计报告负责。”

 

　　五、会计档案管理

 

　　(一)会计档案的内容

 

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会

 

　　计资料等会计核算的专业材料。具体包括：

 

　　(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；

 

　　(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿，其他会计账簿；

 

　　(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

 

　　(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案。会计档案对于单位总结经济工作，指导单位的生产经营和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针、战略都具有重要作用。因此，各单位必须加强对会计档案的管理，确保会计档案资料的安全和完整，并充分加以利用。

 

　　(二)会计档案的管理部门

 

　　各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

 

　　(--)会计档案的归档

 

　　会计档案由单位会计机构负责整理归档，并保管一年期满后，移交单位的会计档案管理机构或指定专人继续保管；单位会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准后可以提供查阅或者复制原件。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

 

　　档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

 

　　保存的会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经本单位负责人批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

 

　　(四)会计档案的移交

 

　　会计档案是记录和反映单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。在单位发生合并、分立、终止等事项时，必须保证会计档案不致散失。

 

　　(1)单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、法规另有规定的，从其规定。

 

　　(2)单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经协商后由其中一方代管或移交档案馆代管。

 

　　(3)单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

 

　　(4)建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

 

　　(五)会计档案的查阅

 

　　各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

 

　　(六)会计档案的保管期限

 

　　根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。永久，是指会计档案须永久保存；定期，是指会计档案应保存到法定的时间，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的*9天算起。

 

　　(七)会计档案的销毁

 

　　根据规定，除保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，以及正在项目建设期间的建设单位保管期满的会计档案不得销毁外，其他会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。

 

　　1．编制会计档案销毁清册

 

　　会计档案销毁清册是指销毁会计档案的记录和报批文件。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出意见，会同会计机构共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册的编制内容一般应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。

 

　　2．专人负责监销

 

　　销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销；国家机关销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销；各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人员在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

 

　　3．不得销毁的会计档案

 

　　对于保管期满但未结算的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外，正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

 

　　【例1—14】(单选题)会计档案的保管期限分为永久和定期两类，其中定期保管的会计档案的最长期限是（   ）年。

 

　　A．5

 

　　B．10

 

　　C．15

 

　　D．25

 

　　【答案】D 会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的*9天算起。

 

　　【例1—15】(单选题)《会计档案管理办法》规定，企业销毁会计档案时，应当由（   ）监销。

 

　　A．企业档案机构派员

 

　　B．企业会计机构派员

 

　　C．企业档案机构和企业会计机构共同派员

 

　　D．企业审计部门派员

 

　　【答案】C 会计档案应当按规定程序销毁。保管期满的会计档案，应由单位档案管理机构提出销毁意见，会同会计机构共同鉴定，报单位负责人批准后，由单位档案管理机构和会计机构共同派员监销。

 

　　【例1—16】(多选题)下列关于会计档案保管期限的表述中，正确的有（   ）。

 

　　A．年度财务报告永久保管

 

　　B．库存现金和银行日记账保管25年

 

　　C．会计凭证保管期限一般为15年

 

　　D．总账、明细账和辅助账簿保管10年

 

　　【答案】ABC 本题考查会计档案的保管期限，D选项中总账、明细账和辅助账簿应该保管15年。

 

　　复习与思考：

 

　　(1) 会计核算的依据是什么?在进行会计核算时对会计资料的基本要求是什么?

 

　　(2) 简述会计档案的保管期限和销毁程序。

 

　　(3) 会计账目的核对要注意哪些方面?