巴中会计实务辅导：会计摘要技巧——会计摘要的语言形式-高顿教育

高顿网校友情提示，*7巴中会计实务辅导相关内容会计摘要技巧——会计摘要的语言形式总结如下：

　　第三节会计摘要的语言形式

　　企事业单位发生的经济业务是纷繁复杂、各种各样的，有单一的，有复合的；有比较直观的，有需要通过解释或计算间接加以说明的……顺应客观经济业务实际情况的需要，在摘要的语言表达形式上也出现了一些样式。归纳起来，大致有以下9语言形式，这9种形式又可以按3种不同的方式加以归类（见图表6—9）。

　　图表6—9
会计摘要分类

                                       （1）简要式
              按反映经济业务的繁简程度   （2）概述式
              和文字表达的多少划分       （3）说明式
       会
       计     按是用文字还是用数字       （4）文字式
       摘     来书写摘要的形式划分       （5）数字式
       要                                （6）文字数字式
       分
       类     按照账簿反映结账（或结     （7）账簿转页式
              转）经济业务形式来分       （8）期末结账式
                                         （9）新旧帐簿结转式

　　一、简要式、概述式、说明式

　　会计摘要的简要式、概述式、说明式只是就其反映经济业务的简繁程度和语言文字表达的多少所作的大致分类。一般认为，简要式比概述式精简些，而概括式又比说明式概括些。但是，三者之间并没有天然的鸿沟。简要式、概括式不可能不是对经济业务的说明，而说明式不能不简略些、概括些。三者之间既有联系又有区别。现分述如下：

　　（一）简要式

　　简要式适合下列情况：经济业务比较简单，可以根据记账凭证中所列示的会计科目及所属明细科目、户名和金额，了解这笔经济业务的基本情况；或者平时经常发生的比较固定的业务；或者能以所附的原始凭证来补充说明。举例说明如下(见图表6—10）：

　　图表6—10 简要式会计摘要举例

经济业务内容	摘要书写举例
1.向银行提取现金250元备用	提备用金（或“提现备用”）
2.以现金支付后勤组购入报告纸10刀，铅笔10支，圆珠笔10支，共计180元整	报告纸，钢笔，圆珠笔
3.以银行存款2500元购入甲材料1000千克	甲材料1000千克发票**号
4.上项甲材料验收入库	收料单**号
5.收到飞跃公司销售款4000元	飞跃工厂销售款

　　（二）概述式

　　概述式适用于下列情况：经济业务比较复杂；或者情况比较特殊；或者涉及的问题比较多。把它的主要内容概要地摘录出来，较详细地说明经济业务的基本情况和处理经过，便于日后的检查和考核。现举例说明如下（见图表6—11）：

　　图表6—11

　　概述式会计摘要举例

经济业务内容	摘要写法举例
1.银行转来武汉百货站托收承付部分拒付理由书，承付货款70000元，但其代垫运杂费部分500元全部拒付	武汉百货站承付货款，拒付代垫运杂费
2.从银行信汇320元到*出版社订阅200年1月至12月的《财务与会计》杂志4份	《财务与会计》全年4份
3.委托江湾机械公司建造的机床2台全部完工，经验收符合合同要求，办理竣工手续，并支付75000元	机床2台竣工验收（附决算清册）
4.发现1月10日银行存款付出凭证第25号凭证记账错误，误将500“原材料”记入“在建工程”科目，现予以更正	调整1月10日银付25号会计分录

　　（三）说明式

　　说明就是对事物基本特点的解说。会计摘要上使用的说明，就是对经济业务基本特点进行解说，使看帐、用账、查账的人能够对该经济业务理解清楚。因此，摘要的说明，基本特征应是对说明对象的解说性。

　　要说明好，首先要正确的把握说明对象。对说明对象把握不准，就不可能把它解说的科学、客观。说明的对象即说明的问题点，它通常是经济业务要回答的疑难之点。只有对这个疑难之点进行观察、分析和研究，真正的认识它，了解它，才有可能正确的解说它。有怎样的理解才能有怎样的说明；理解的越深，说明的越透。其次，要解说的容易为别人所理解，好让别人一看就懂，一下子就抓住问题的症结所在，有恍然大悟之感。说明，“说”是手段，“明”才是目的。因此，解说经济业务时，要从看帐、用账人的客观实际出发，解说用语尽量通俗浅显、明白如话，解说结构务必言之有序、条理分明。

　　【例6—12】某公司××年一月份财务指标快报说明如下（见图表6—12）

　　图表6—12

　　主要财务指标快报部分资料

　　**年1月份

　　企业名称**公司单位：元（汇总千元）

项目	本月数	本年累计数	上年同期累计
工业总产值	102000	102000	105000
主营业务收入	100000	100000	110000
主营业务税金及附加	5000	5000	5500
利润总额	23000	23000	22000
简要说明	本月与去年同期相比，在产值、主营业务收入减少的情况下，利润总额增加1000千元的主要原因是主营业务利润率增长3%

　　该张快报上罗列的本月和上年同期的数据很多，在众多数据中，怎样抓住问题的症结（疑难之点）来加以说明呢？这是关键点。从本月与上年同期各项指标比较分析来看：本月的产值和主营业务收入都分别比上年同期减少3000千元、10000千元，而利润总额却增加了1000千元，这是一个不成正比的现象，这个“反常”的现象正是在快报的“简要说明”栏里需要加以解说清楚的问题点（也可以使疑难之点）。这个公司的财务抓住了这张快报上的关键点加以分析说明，指出：“本月与去年同期相比，在产值、主营业务收入减少的情况下，利润总额增加1000千元的主要原因是主营业务利润增长3%.”寥寥数语，既抓住了问题的疑难之点，又分析了造成问题的原因（销售利润率从去年的20%上升到今年的23%），解说清楚，说理精要，明白易懂。

　　说明的方法是很多的。上例采用了对比（比较）的方法，通过本年与去年同期有关指标的对比，抓住了问题的症结所在，同时阐述清楚产生这个“反常”的原因是“销售利润率有所上升”，这是一个好现象。除了运用对比和解释说明方法以外，还可以运用分类和分解的说明方法，使别人对某种经济现象既有全局的看法，又可以得到分层次的有若干阶段的、有条理的认识；还可以运用举例或引用的说明方法，选取诸多经济业务（现象）中是有代表性的实例加以具体解说，以一当十，以少胜多；当然也可以适当地采用介绍和下定义、运用数据和图表等说明方法。无论采用那些说明方法，归根结底，应当达到“抓住重点，解说疑难，讲清道理，明白易懂”的目的。

　　二、文字式、数字式、文字数字式

　　摘要除了按其反映经济业务的繁简程度和语言表达的多少可以分为简要式、概括式和说明式以外，还可以按其使用文字来书写，还是用数字来书写，或者兼用文字和数字来书写的表达方式，分为文字式、数字式和文字数字式。

　　【例6—13】某公司2004年12月计提折扣的固定资产原价是100000元，其中：车间业务用固定资产60000，企业管理部门用固定资产40000元。月综合折旧4%。该月份应计固定资产折旧共计4000元。会计分录如下：

　　借：制造费用——折旧费 2400

　　管理费用——折旧费 1600

　　贷：累计折旧 4000

　　按“文字式”书写摘要：

　　计提折旧

　　按“数字式”书写摘要：

　　60000×4%＝2400元

　　40000×4%＝1600元

　　按“文字数字式”书写摘要：

　　计提车间折旧60000×4%＝2400元

　　计提管理部门折旧40000×4%＝1600元

　　“文字式”、“数字式”、“文字数字式”这三种方式究竟哪一种较好，不能一概而论，作简单判断，应视具体经济业务的具体情况而定。一般来说，单一的经济业务（只有一借一贷）比较清楚明白，运用“文字式”或“数字式”即可。复杂一些的经济业务（一借多贷或一贷多借），由于对应关系多了一些，数据也就多了一些，可采用文字数字式。当然，不需用数字说明就可以明白经济业务内容的摘要，应尽量避免用数字，用“文字式”就可以了。

　　此外，会计分录中的数据来源不需计算就可以直观地得出来，应避免使用“数字式”。对于只有通过计算才能求出结果的间接数字，则在摘要中可以辅之于必要的数字说明和数据计算过程。就以上这笔计提折旧的会计分录来看，还是以运用“文字数字式”为好。但在实务工作中，企业计提折旧时往往是通过编制“折旧计算表”来代替数字式计算的，如果把这张“折旧计算表”作为计提折旧这张几张凭证的附件，那么，该张凭证上的摘要栏内只要以文字式做简要表达就可以了。

　　三、账簿转页式、期末结账式、新旧账簿结转式

　　账簿是由一定格式的账页组成的。在记账过程中，一页账页记满以后，如何转页记入下一页去？一个月的经济业务登记完以后，又如何进行结账？一个会计年度结束了，新旧帐簿交替时该如何结转？碰到以上问题，在账簿登记的摘要栏里该写些什么以明确账页于账页之间、月度于月度之间、年度于年度之间的经济关系，使之既有段落划分的界限，又能反映经济业务一脉相承的内在关系呢？这是本节所要探讨的内容。摘要在其账簿上结账或结账经济业务的有关内容可分为账簿转页式、期末结账式和新旧账簿结转式3种。

　　（一）账簿转页式

　　在记账过程中，每一页记满以后入尚需继续登记，可在该页的最末一行的摘要栏些“过次页”（或“转下页”）等字样，将借贷方发生额加计总数，记入接贷方金额栏内，余额复核无误后记入余额栏，然后，将借贷方发生额合计数、借或贷、余额转抄于次页（下页），并在次页（下页)的*9行的摘要栏内写明“承上页”（或接上页）字样。

　　（二）期末结账式

　　每月末在记账工作完成前，应将总分类账个账户的借贷方发生额分别合计，填到金额栏内，注意不要将月初余额加进；并在摘要栏里写上“本月发生额及（月末）余额”字样。如果本月只有一笔发生额，即应作本月发生额合计，除非本月无发生额，则不做合计。

　　每季末，倘需结出季内发生额及季末余额的，应将本季3个月的发生额加总，在摘要栏里写上“本季发生额及（季节）余额”即可。

　　年终，出月结、季结外，还应将12个月（即4个季度）的发生额加总，在摘要栏里写明“本年（度）发生额及（年末）余额 ”即可。

　　“本月（季、年）发生额及余额”一般不可以简写为“本月合计”、“本季合计”、“本年合计”。

　　月结、季结时，应在结数的上端和下端各划一道单红线。年度结帐后，应在结数的上端划一道单红线，下端划双红线。

　　（三）新旧账簿结转式

　　每年年终，企业财务在办理会计年度结算以后，有关成本费用以及损益类账户大多已经全部结清，没有余额。然而资产、负债、所有者权益等账户通常是由余额的，这时应将各账户的余额转入年终结账双红线的下一行的余额栏，并在摘要栏里写上“转入下年度新账”（或“结转下年”）字样。如果新旧年度会计科目没有变动，上年度账户余额结转新账簿（简称“开账”），可以根据上年度总分类各账户的余额，将数字记入新账簿各该账户的余额栏内，并在新开账户*9行摘要栏内写明“上年结转”字样。详见图表6—13。这是企业常用的一种年终结账方法。

　　图表6—13

　　总分类账

　　总分类账户名称：****

年		凭证号数	摘要	借方	贷方	借或贷	余额
月	日	凭证号数	摘要	借方	贷方	借或贷	余额
1	1		上年结转


12	31		本年合计	29000	25000	借	5000
12	31		结转下年			借	5000

　　结束上年度账簿和下年度开设新账还有另一种方法：在将年终结账手续办好以后，先编制“年终各账户余额表”一式两份，经复核及主管会计签证后，将各账户年终余额按反方向记入该账户的发生额内，即将借方余额记入贷方金额栏，贷方余额记入借方金额栏，将账户余额全部轧平，并在摘要栏里写明“结转下年”字样，这样一来本年度各账户的余额在账簿的最终记录上是“平”为“0”。在下年度登账时，也用上年终各账户余额表，做为开账的记账凭证，按账户余额的原方向登记在各账户的余额栏，摘要栏内写明“上年结转”（或“上年转入”）字样。详见图表6—14。

　　图表6—14

　　总分类账

　　总分类账户名称：****

年		凭证号数	摘要	借方	贷方	借或贷	余额
月	日	凭证号数	摘要	借方	贷方	借或贷	余额
1	1		上年结转


12	31		本年合计	29000	25000	借	5000
12	31		结转下年		5000	平	0

　　此外，年度结账后，如旧账簿留有空白的帐页时，也应在摘要栏内写明注销的字样，以免后患。如订本式的序时帐，应于空白帐页的*9页*9行摘要栏内写明“自此以下各项空白作废”等字样。又如订本式的总分类帐，应于*9账户这后空白的*9面上注明“自第×面到第×页空白作废”，或在每一空白账页的摘要栏上写明“本页空白作废”的字样或戳记。到于活页账，还就将所有空白账页抽出后，加编连续页号，并制成目录后装订成册。

　　四、书写摘要的关键点

　　在记账凭证乃到各种账簿和表格中的“摘要”栏中填写经济业务内容的摘要，是会计人员的日常工作之一。无论是简要式、概述式、说明式，还文字式、数字式、文字数字式，在书写要求上都有着一个共同的关键点——即摘要的“要”字。要：要点、要事，泛指重要之处。摘要的关键点也就是要求在记账凭证和各种账表的“摘要”栏中填写经济业务的重要之处。哪些是摘要就摘录下来的要点、要事呢？一般指以下几个方面：①对方单位（或个人）的名称，必要时就记录经办人的姓名，以便查考;②重要凭证号码，如发票、支票、收据的号码;③经济业务的简要情况；④为便于对账、查账、用账面就当注明的一些内容。围绕这些要事、重点，会计人员在书写摘要时应当注意以下3个方面：

　　1.避免重复。在记账凭证和各种账表中，关于记账日期、会计科目（包括总分类科目和明细科目）金额以及附件张数等，都有专栏填写，因此，在摘要栏中就无须填写这些，以免重复。

　　2.简洁明了。书写摘要原则上能简则简，避免文字冗长。有些记账凭证所附的原始凭证较多，内容双比较零星繁杂，这时，也不应当逐项详列，面应当抓住主要的几项经济业务作一代表性的点明，其余的可以用一个“等”字略去。如报销差旅费、医药费的记账凭证上的摘要，就不必逐一填明报销人的姓名和金额等，只要填写主要的几个人（一般是以记账凭证所附原始凭证顺序中的开始的几个人）的姓名即可，如“王平、李风等差旅费报销“、”张莉、沈键等医药费报销”。对账与查账的人，如有必要，可自行去查看所附的原始凭证［顺便说明一下，有关差旅费、医药费等报销业务，在登记日记账的时候，就当按照所附原始凭证序时地逐张（或逐人）或逐笔登记，不能因为摘要上写过一个“等”字，面采用汇总的一笔登记法］。

　　3.抓住要点。摘要栏的内容，主要是从原始凭证中摘录下来的。摘录时，财会人员要有“当家理财”的管理头脑，要善于区别什么是要点，什么是非要点。要点非摘不可，其他一律从简。当然不同经济业务的内容不同，其要点也是不同的。“具体情况具体分析”，这是摘要书写时应当加以注意的。

　　现择要阐述如下：

　　（1）采购材料（或其他物资）：一般就写明材料的名称、规格和数量。单价只是在必要时才填写，货款未付者还可注明购货单位的名称。在材料明细账上，因已写明名称、规格、数量、单价，故其摘要栏中无须填写这些内容，只要注明供发货单位名称和发票编号即可。（由此也可以看出：账簿上的摘要记载不就全文照抄记账凭证上的摘要内容，账簿上的摘要就根据账簿的性质、用途和经济业务提供的内容，在根据记账凭证过账时，对摘要栏的填写就再择“要”一番。

　　（2）对外销售业务：一般应在摘要栏内写明购货单位、销售发票的编号，如有必要，也可写明销售新产品的名称、规格和数量。（注：一个企业每天发生着不止一笔的材料采购业务和销售业务，由于同类材料采购业务和同类销售业务经常地重复出现，因此，有关材料采购和销售的记账凭证，其所附着的原始凭证如品名、规格、资料，既没有必要，也是不可能的。为此，可通过编制“汇总表”的形式，将同类经济业务按类归集汇总后，填列成表，附在原始凭证和记账凭证之中，作为二者之间互相联系的“媒介”。于是，摘要栏内只要写明“××汇总表××编号即可。）

　　（3）采购零星物件，如办公用品、后勤用品、零星合理配件等，倘若品种繁多、数量零星、规格不一，在摘要栏内也无须一一列举所有物件的品名、数量、规格等，只要指明代表品名及其用途即可。

　　（4）委托加工费支出：一般应写明加工品名、数量、委托单位名称和加工合同编号等。单价在必要时才填写。

　　（5）运输费支出：应写明运往地点、运输工具、运输物资的品种，必要时可填明运送物资的数量以及估价标准。如果是委托运输部门办理托运手续的，还应注明运输部门的名称和发票编号等。

　　（6）差旅费报销：如出差外地预支备用金时，应写明出差人姓名、出差地点。回来报销时如有必要，还可以写明出差费用项目，如车旅费、住宿费、膳费补贴等。至于市内的车船费和误餐费报销，由于发生人次较多，重复繁杂，就不必一一指明其用途和费用项目了。

　　（7）医药费报销：写明职工或职工家属的姓名。如果医药费账面中有属于应由职工本人负担的部分，并应在摘要栏中注明，便于将入账的金额与原始凭证的金额核对相符。至于医药费凭证上的药费、注射费、检查费、住院费、手术费等诸多名目，就无须在摘要栏内一一详列了。

　　（8）应收款、应付款：应写明应收（或应付）单位或个人的名称（姓名），应收（应付）的事项，必要时可写明原因。

　　（9）固定资产调拨：应写明固定资产的类别、名称、调入或调出的单位。必要时可指明固定资产的单价、使用年限等。

　　（10）资金的来源或投入：应写明资金从何而来（投入单位的名称）？为何投入（投入的原因或用途）？投入的是什么资金（指明自己的经济性质）等。

　　（11）支票支付：应写明支票支付的原因、受款单位的名称和支票编号。

　　（12）转账业务：应写明经济业务转账的原因和涉及到转账双方的有关事宜。

　　以上12项是常见的主要经济业务摘要的写法，仅供参考，不必拘泥。

　　值得注意的是，十五工作应正确处理好避免重复、简洁明了和抓住要点这三者之间的关系。一般说来，避免重复是为了使摘要的文字简洁些，而简洁不能不明了，不能把该明了的东西也给删掉了。那些事该明了的对象呢？那就是经济业务的要点、要是。有些摘要不注意这三者之间的关系，写得就不够妥当。