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为进一步简化办事程序，提高工作效率，实现民政部公文处理工作的规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》，制定本实施细则。
一、公文种类
民政部公文（包括电报，下同），是民政部在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是民政部依法行政和进行公务活动的重要工具。民政部公文的主要种类有：
（一）民政部令
公布行政规章。
（二）民政部公告
1．公布全国行政区划变更、命名、更名等事项。
2．公布全国性民间组织登记、注销等事项。
3．以民政部名义公布的其他重大事项。
（三）民政部决定
1．对民政工作的重大决策、重要工作部署作出安排。
2．表彰全国民政先进集体和先进个人。
（四）民政部报告
向党中央、国务院汇报工作，反映情况。
（五）民政部请示
向党中央、国务院请示工作。
（六）民政部批复
1．答复下级民政部门的请示事项。
2．批复民政部职能范围内的请示事项。
（七）通知
1．传达民政工作的方针、政策、决议、规划等。
2．印发党和国家领导人对民政工作的指示和部领导在全国性重要会议上的报告。
3．转发具有普遍指导意义的民政工作典型经验。
4．转发其他部门有关民政事业的政策法规性文件。
5．人事任免。
（八）意见
1．就重要问题向党中央、国务院提出见解和处理建议。
2．向平行机关或不相隶属机关提出观点、看法。
（九）民政部函件
1．以民政部名义与平行机关或不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题。
2．向有关主管部门申报和请求批准有关事项。
3．答复审批事项。
（十）办公厅函件
1．转发各地民政部门对全局有指导意义的典型经验。
2．以办公厅名义与平行机关或不相隶属机关商洽工作；询问和答复问题；向有关部门申报和请求批准有关事项。
3．下达以部名义组织活动和召开会议的安排。
4．处理答复全国人大代表的议案、建议、来信和全国政协委员的提案、来信。
（十一）会议纪要
1．党组会议纪要
2．部务会议纪要
3．部长办公会议纪要
二、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、公文编号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文单位、发文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应标注秘密等级。
公文密级按国家秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，在公文首页右上角标注“密级★保密期限”。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。确定密级时，应当严格按照国家保密法律法规及《民政工作中国家秘密及其范围的规定》执行。
（二）紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”“平急”。
（三）公文编号
公文编号由发文机关代字、年份、顺序号组成。几个机关联合发文时，只标明主办机关发文编号。民政部公文中除报告和请示外，公文编号一律编在红线之上、文头之下中间位置。报告和请示的发文编号编在左侧，右侧是签发人。我部转发其他部委的文件，应去掉其文头，将文号移入文件标题下，位置居中。部、厅发文统一由办公厅秘书处编号。
我部公文的发文编号是：
民政部令，按顺序号编第×号
民政部公告，按顺序号编第×号
民政部部发文，编民发〔年份〕×号
民政部办公厅发文，编民办发〔年份〕×号
民政部函件，编民函〔年份〕×号
民政部办公厅函件，编民办函〔年份〕×号
会议纪要，根据不同会议的种类，分别编顺序号。
（四）签发人
上报党中央、国务院的“请示”、“报告”、“意见”应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题
公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成（使用带民政部文头的公文纸，一般不写发文机关）。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，文种使用应恰当。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（七）附件、附注
公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件顺序用阿拉伯数字表示，附件名称标注在正文之下、发文机关及成文时间之上。公文附注指需要说明的其他事项，应加括号标注在成文时间之下。
（八）发文机关
一般用规范化简称：“民政部”或“民政部办公厅”。与其他部门联合发文时，如民政部、民政部办公厅主办，民政部、民政部办公厅应排列在前。
（九）印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，公文应加盖印章。由民政部主办的联合上报的公文，由民政部加盖印章；以民政部、民政部办公厅名义与其他部门联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）发文时间
以负责人签发的日期为准；与平行机关联合发文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）主题词
公文应当标注主题词。上报党中央、国务院的文件分别使用中央办公厅编制的《公文主题词表》、国务院办公厅编制的《国务院公文主题词表》；其他文件使用《民政部公文主题词表》。
（十二）抄送机关
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应使用全称或规范化简称、统称。
（十三）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。
（十四）有关公文的基本格式，详见附件一—十。
三、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）我部依据职权可以向党中央、国务院行文；可以与中央、国务院各部门相互行文；可以向各省、自治区、直辖市民政厅（局）行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不向地方政府正式行文。
部办公厅可以向国务院办公厅、国务院各部门办公厅和各省、自治区、直辖市民政厅（局）以及部直属（代管）单位行文。
部各司（局）不得对外正式行文。
（三）部、厅两级可与平行机关联合行文。
（四）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级行文。因特殊情况需要越级行文时，应抄送被越过的机关。
（五）向上级机关的请示、报告，不得同时发下级机关；向下级单位的重要行文，应抄报上级机关，抄送有关平行机关。
（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，用抄送形式，但不得抄送下级机关。
（七）报送国务院的请示事项，如涉及其他部门，应主动与之协商。不应将未经认真研究、协商的公文报送国务院。
（八）“报告”中不应夹带请示事项。
（九）除国务院领导同志直接交办的事项外，不得以民政部名义向国务院领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（十）国务院领导同志直接交办事项，需要报送领导同志个人的公文，应在文首概括说明原由，并随文附上领导同志批示复印件。
四、公文办理
公文办理包括公文制作、收发文办理。
（一）公文制作
公文制作包括拟稿、核稿、签发、编号、复核、印制、紧急公文办理等过程。
1．拟稿
（1）拟稿统一使用我部办公厅印制的发文稿纸，文稿用微机打印；无法使用微机打印时，应用钢笔或毛笔书写。
（2）文稿内容应符合国家的法律、法规及有关规定。情况真实，观点明确，中心突出，提出的要求和措施应切实可行。
（3）文稿力求简短、精练，结构严谨，条理清楚，直述不曲，表述准确，字词规范，标点符号正确，不用生僻字词。
（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应先引标题，后引文号。引用外文，应当注明中文含义。除公众熟知的缩略语外，在*9次使用缩略语时，应注明缩略语的确切含义。
（5）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（6）结构层次序数，*9层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（7）应当使用国家法定计量单位。
（8）文中使用非惯用简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在*9次出现时注明准确的中文译名。
（9）文稿涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动协商，取得一致意见后再会签行文；如有分歧，经协商后仍不能取得一致，可以列明各方理据，提出建设性意见，与有关部门会签后报请国务院协调或裁定。
2．核稿
（1）审核程序。以部、厅名义的正式行文，除紧急公文外，文稿拟好后，应经主办司（局）综合处处长初核，司（局）领导复核，办公厅秘书处再核后送办公厅领导审核（签发），最后送部领导审定签发。拟稿人、审核人应注明姓名和时间。
（2）审核的主要内容：是否需要行文，以什么名义行文；标题是否准确地反映了文稿内容，文种、格式是否符合规定；是否符合党和国家的方针政策和有关规定；与我部以前的发文有无矛盾；提出的政策界限、要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及有关部门的事项是否经过会签；文字、数字表达是否准确，句子是否通顺，标点符号是否正确；是否按规定提请一定的会议讨论。
3．签发
（1）民政部令由部长签发。重要的报告、请示、意见以及涉及民政工作重大问题的发文由部长签发，部长不在时，由主持工作的副部长签发。
（2）民政部公告以及单项业务的部发文、部函，由主管副部长签发。
（3）一般性的函件、办公厅发文由办公厅主任或副主任签发。个别重要的报请主管副部长审核。
（4）签发公文时，主签人应当明确签署意见，并写上签发人姓名和签发时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
4．编号
公文按签发权限由部、厅领导签发后，由秘书处统一编号，方可付印。
5．印制
打印文件，应分清轻重缓急，严格按照公文格式印制，做到准确、迅速、整洁、美观。
6．校对
部、厅正式公文由文印中心负责校对。校对人员要认真负责，严格把关。校对应使用国家出版局公布的校对符号。校对时不得擅自修改文稿，如确需修改，必须报请签发人同意。
7．紧急公文办理
因时限要求紧急而无法按正常程序办理的特急件、急件，可采取特殊的办理程序。
特急件办理，承办单位可直接送部领导签发后办理编号登记、印制、发送。由承办单位对公文质量负责。
急件办理，应送办公厅核稿，并在文稿上注明时限要求和送核时间，说明紧急原因，由办公厅按时限要求办理。
（二）收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分发、审核、拟办、批办、承办、催办等。
1．签收、登记、分发
外单位送我部的文电资料统一由办公厅秘书处按规定签收、登记、分发。
凡封面写明民政部、民政部办公厅、民政部领导、部长办公室的信件、电报，由办公厅秘书处拆封、登记；封面写明××部长的，直接送部长秘书；封面写明××司（局）或个人的，直接送司（局）或个人；信访信件送办公厅信访办公室。
2．审核、分办、拟办、批办
经审核需我部办理的公文，属于党中央、国务院及其领导的批办件，由办公厅秘书处提出拟办意见，送厅领导批示后办理。属于各司（局）职能范围内征求意见、询问、答复、审批等事项，由办公厅秘书处分办后，送承办单位办理。涉及两个以上司（局）业务的，由办公厅秘书处提出拟办意见，送办公厅领导批示后办理。
3．承办
承办单位收到交办的公文后，要及时办理，不得推诿、延误。紧急公文应当按时限要求办理。一般公文，应在15－20天内办理完毕。因故不能按时办理完毕的，要及时予以说明。
（三）发文
发文包括查验、盖章、封发等环节。
1．查验，办公厅秘书处接到公文印件后，应在用印之前进行一次全面查验，检查有无错页、漏页和排版错误，有关的附件资料是否齐全，等等。
2．盖章
公文一律加盖公章。办公厅秘书处盖章时，须凭部、厅领导签发的公文原稿用印。
3．封发
部、厅制发的正式公文，由文印中心封装后，送办公厅秘书处发出。
办公厅秘书处对发往中央国家机关机要文件交换站的公文，每天发送一次。对发往各地的公文，每星期发送两次。特急件和急件随时发送。
五、公文归档
（一）公文办理完毕后，应当依据《中华人民共和国档案法》和部有关规定，及时整理（立卷）、归档。
（二）公文的归档工作由主办司（局）综合处负责。
（三）部领导的报告、重要公务信件、工作视察中的讲话、录音、照片、文件批示等，由办公厅综合处负责立卷归档。
（四）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整。
（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按时向部档案资料馆移交。
六、公文管理
（一）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经部领导或办公厅主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
（二）公开发布公文，必须经部领导批准。经批准公开发布的公文，同部正式印发的公文具有同等效力。
（三）不具备归档和存查价值的公文，经办公厅负责人批准，可以销毁。
（四）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
（五）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
七、附则
（一）行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
（二）办公厅应当对党中央、国务院文件和部发文的贯彻落实情况进行督促检查。
（三）本细则自2001年6月1日起施行，1999年7月1日制发的《民政部机关公文处理实施细则》同时废止。
附件1：中华人民共和国民政部令
第×号
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
部 长：（签名章）
××××年××月××日
附件2：民政部公告
第×号
×××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件3：民政部文件
民发〔××××〕××号
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
××××××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件4：民政部
× × 部 文 件
× × 部
民发〔××××〕××号
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
民 政 部 × × × × × ×
××××年××月××日
附件5：民政部文件
民发〔××××〕××号 签发人：×××
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
×××××××××请示 （报告、意见）
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件6：民政部文件
× × 部
签发人：×××
民发〔××××〕××号 ×××
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
×××××××××请示 （报告、意见）
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件7：中华人民共和国民政部
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
民函〔××××〕××号
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件8：民政部办公厅文件
民办发〔××××〕××号
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
××××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件9：民政部办公厅文件
××部办公厅
民办发〔××××〕××号
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
××××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
附件10：中华人民共和国民政部办公厅
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
民办函〔××××〕××号
×××：
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××
××××年××月××日
