出口货物单证备案制度有什么要求？来源：中国税网作者：王文清、刘伟、王强、赵新民、马丽、王洪斌、徐鹏、杨文东日期：2007-11-28字号[ 大 中 小 ] 　　问：今年初，国家税务总局下发《关于开展出口货物退（免）税备案单证检查工作的通知》（国税函[2007]69号），对出口企业2006年1月1日至2006年12月31日期间申报出口货物退（免）税的单证备案情况进行检查，对单证备案有些我们无法按照文件的要求，提供纸质的单证。如：出口货物装货单海关实行电子通关的不予出具，无法提供纸质的单证。对此应当如何进行备案，迎接税务机关的检查。　答：出口货物退（免）税实行单证备案制度是有效防范出口骗税，规范外贸出口经营秩序的主要手段，有利于税务机关加强业务核查与备查管理。根据《关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发[2005]199号）的规定，出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。备案的单证主要包括：　　（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；　　（二）出口货物明细单；　　（三）出口货物装货单；　　（四）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。　　其备案的方式有两种，*9种：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》。第二种：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。　　对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退（免）税后，必须采取*9种方式备案单证：　　1.纳税信用等级评定为C级或D级；　　2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；　　4.办理出口退（免）税登记不满1年的；　　5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。但是，在执行过程中，我们发现由于一些特殊情况或其它原因，部分出口货物根本无法取得国税发[2005]199号文要求提供的相关单证，备案制度与实际情况有偏差。主要原因有四个方面：其一出口货物无纸化报关无法提供相关单证。目前，随着出口货物电子化管理的不断升级，海关通关口岸开始实行无纸化报关业务（如：青岛海关），出口企业如按上述条件提供出口货物备案单证已无法实现。其二盖有海关签章的出口货物装货单不便取得。国税发[2005]199号文，对出口货物装货单的解释是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。以此来看，出口货物装货单只有经海关签章后的才能生效，除此之外不能视为合法单证。可是，目前海关签章手续复杂及其人力资源的不足，使出口货物装货单票票签章已不可能，企业只能拿没有签章的装货单进行备案。其三与外商签订的合同不是纸质手签的原件。这种情况多见于，出口货物合同签订为传真件、电子邮件或口头协议，无法提供与文件规定一致的备案单证。其四出口企业整理大量的备案单证比较繁琐，占用工作日的时间长，在规定的申报退（免）税后15天内进行单证备案很难做到，只能靠拼凑资料来应付检查，备案制度流于形式。　　对此，2006年9月份，国家税务总局根据各地不同的反映，下发了《关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度的补充通知》（国税函[2006]904号），对出口货物单证备案制度的限制条件进行了重申，使制度执行符合了企业的实际，达到“为查而备”的目的。在理解上，企业应当把握以下几点：　　1、备案单证无法提供与国税发[2005]199号文规定一致的，经主管税务机关批准，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应将有关单证及其格式报主管税务机关批准。　　2、“出口货物装货单”只要具有国税发[2005]199号文规定含义的，可以不需要海关签章备案。　　3、采用电子数据或无纸化的合同，可将电子合同打印、口头合同签字声明记录内容与事实相符后备案。　　4、除口头合同外，业务办理采取无纸化管理办法的，可自制电子单证经税务机关批准，将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章，并签字声明打印单证与原电子数据一致后进行备案。　　5、无法取得备案单证的，可在保证电子单证备案真实性的前提下，使用电子数据备案定期进行管理，并能确保税务机关调取备案单证时，能如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。　　6、对外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，不实行备案单证管理制度。　　7、除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期5年。